Kundfakturering

Är du ekonom och jobbar med kundfakturering? Här hittar du information om processen för fakturor går till.

Rutin för att skapa kundfakturor

1. Behov från verksamheten

Någon i kärnverksamheten har ett behov av att skicka en faktura beroende på en överenskommelse/ett avtal mellan KI och kunden. Personen som har behovet att få en faktura skickad informerar dig som institutionsekonom om överenskommelsen/avtalet.

2. Fakturaunderlag

Du får underlaget för faktureringen från personen som vill skicka en faktura. Underlaget behöver kompletteras så att fakturan kan gå till korrekt mottagare i organisationen vi fakturerar.

Använd fakturamallen för att sammanställa fakturaunderlaget.

  • Kolla via organisationsnumret om kunden redan finns i registret och hur kunden ska få faktura. Säkerställ att det finns korrekt fakturareferens, adress och e-postadress.
  • Om kunden inte finns: Fyll i och skicka blanketten Kundupplägg. Du hittar blanketten i UBW Web under "Formulär", "Kundupplägg".
  • Fyll i konteringsspecifikationen samt fakturatexten.

3. Försäljningsorder och testfaktura

När underlaget är komplett skapar du försäljningsordern i UBWs modul Agresso Logistik. Sedan skapar du en testfaktura via rapporten SO09 i UBW.

4. SO013

När testfakturan ser bra ut kör du rapporten SO13 i UBW – fakturan skapas.

Du är nu klar med kundfaktureringen. Alla övriga steg sköter vi på Ekonomiavdelningen och vår leverantör Opus Capita.

5. Verifiering

Alla fakturor förses med en stämpel som intygar att KI är avsändaren för fakturan.

6. Överföring till OpusCapita

Systemet skickar fakturorna till Opus Capita en gång per dygn.

7. Utskick

Opus Capita skickar fakturorna vidare enligt angivet sätt i kundregistret: via Svefaktura, pdf som e-post eller som pappersfaktura. Fakturorna märks med KI:s logga.

8. Rapportering

Opus Capita rapporterar till Redovisningsenheten på UF vilka fakturor som har skickats som pappersfaktura på grund av att vi saknar rätt e-postadress i vårt kundreskontra.

Flödesschema kundfakturor efter 1 december 2017.

Kundfakturor i UBW

Behöver du hjälp med att sätta upp fakturorna i UBW? Processbeskrivningarna finns i manualen för kundfakturering i UBW.

Om Opus Capita

Opus Capita är ett företag som är specialiserad på att automatisera och digitalisera kunders upphandlings-, fakturerings- och betalningsprocesser. Bolaget finns i åtta länder och har 2 300 kunder.

OCR

Inbetalningar från svenska kunder sker till KI:s centrala bankgiro med hjälp av ett OCR-nummer.

Vi på Ekonomiavdelningen läser in filen med betalade fakturor dagligen, vilket innebär att de får korrekt datum för kvittning i systemet och att kundreskontran uppdateras. Du som ekonom på institutionen behöver inte kvitta dessa fakturor.

Inbetalningar från utlandet

Inbetalningar från utlandet som betalas till institutionens konto via IBAN och SWIFT behöver fortfarande kvittas, liksom inbetalningar till institutionens egna bankgiro.

Kontakt

Har du frågor angående kundfakturering kan du vända dig till redovisning@ki.se.