KLARA - Streckkoder

För att förenkla proceduren kring verksamheternas årliga kemikalieinventering, så har Karolinska Institutet utvecklat och nu implementerat en streckkodsfunktion i kemikaiedatabasen KLARA. Förutom att förenkla inventeringen så finns i streckkodsfunktionen en rad funktioner som kan användas för att förbättra säkerheten kring verksamheternas kemikaliehantering.

Med streckkodsmodulen medföljer en rad användbara funktioner:

1) Grundläggade funktion som används för inventering

För varje kemisk produkt genererar KLARA en unik streckkod som skrivs ut och sätts på produkten. Vid inventering läses produkternas streckkoder av med en streckkodsläsare vilket leder till en uppdatering av gruppens/enhetens kemikalieregister. Vips så är inventeringen genomförd!

2) Utökad funktion som används för att förvara kemikalierna på rätt (ett säkert) sätt

Varje kemisk produkt tilldelas en egenskap, tex syra, bas, lösningsmedel, baskemikalie etc och för varje förvaringsplats genereras en unik streckkod samt en kemisk egenskap. Streckkodssystemet används för att "logga in" och "logga ut" produkter från förvaringsplatser och systemet kommer att larma ifall en produkt loggas in på fel ställe, tex att om en syra loggas in där baser förvaras.

3) Utökad funktion som används för att hålla reda på var/hos vem kemikalien befinner sig

Har verksamheten många kemiska produkter och om det är många som samsas om dessa, så är det önskvärt att kemikalier alltid har en position. Det vill säga att en viss produkt antingen står på en specifik förvaringsplats (som tilldelats en unik streckkod samt kemisk egenskap) eller hos en viss person (som också har en unik streckkod, genererad i KLARA eller en befintlig kod på tex ett passerkort).

Streckkoderna används för att "logga in" och "logga ut" kemikalier, dvs kemikaliens streckkod används för att tala om för systemet vilken produkt det rör sig om och personlig streckkod eller förvaringsplatsens streckkod används för att tala om för systemet var kemikalien nu befinner sig. Med hjälp av denna funktion så är det inte längre nödvändigt att sortera kemiska produkter i tex bokstavsordning och det blir även ett funktionellt verktyg för att spåra kemikaler som tex inte återfinns på förvaringsplatsen.

4) Logga in med personlig streckkod

För att funktionen i punkt 3 skall gå smidigt och snabbt så finns det möjlighet att logga in i streckkodssystemet med personlig streckkod. Detta är särskilt användbart om det i labbet/kemikalieförrådet finns en dator (kopplad till streckkodsläsare), vilken används för kemikaliehantering, dvs för att få tillgång till produkters SDB i databasen, för att söka bland egna kemikalier samt för att logga in och logga ut produkter från förvaringsplatser.

5) Struktur- och substruktursökning

I stället för att söka på kemiskt namn eller CAS-nummer är det möligt att söka på struktur, "exakt" struktur eller "substruktur". Detta kan underlätta i tex de fall när det är känt hur molekylen ser ut men när det är osäkert vad den heter i databasen. För många kemister kan detta vare ett värdefullt instrument i forskningen. Om det tex visat sig att en viss molekyl är medicinskt/kemiskt aktiv och det är intressant att göra fler försök med liknade molekyler, så går det att med denna funktion att söka efter strukturella anlaoger bland egna registrerade kemiska produkter. Det går att välja att visa strukturer i sökresultatet och det går då att med blotta ögat avgöra huruvida analogen är intressant eller ej.

6) Inmatning av molekylstrukturer via MOL-filer

Finns inte strukturen för en molekyl inmatad i KLARA så kan man göra det själv. Då behöver man få behörighet som "skrivanvändare molekylstruktur", dvs rättighet att lägga in nya molekylstrukturer i KLARA. För detta krävs att man är kemist eller motsvarande, dvs att man är van att rita molekylstrukturer. Kontakta Ulrika Olsson för att ansöka om att få denna behörighet. Tidigare gjordes inmatning av nya strukturer manuellt genom att rita molekylerna i ritverktyg, men nu är det möjligt att importera MOL-filer i stället.

Detta behövs för att komma igång och börja använda KLARA streckkodsfunktion

1) Behörighet streckkoder i KLARA

Kontakta Ulrika Olsson för att få personlig behörighet för streckkoder i KLARA samt installationsfil för PC-appen.

2) Streckkodsskrivare och streckkodsläsare (skanner) 

Zebraskrivare: GK42-102520-000 (pris ca 2 500 kr)
Skanner: Datalogic Quickscan QD2330-BKK1 (pris ca 1 000 kr)

Dessa produkter finns att beställa på IT-marknaden. Viktigast är att skrivaren är kompatibel med KLARA streckkods-App (frågor rörande kompabilitet kontakta support@port.se) och därför är det rekommenderat att använda den angivna skrivaren. Skanner är beroende på behov, den angivna scannern är tex inte trådlös. Skall sysemet användas för in- och utloggning av kemiska produkter så kan det vara klokt att investera i en trådlös skanner.

3) Etiketter och färgband till skrivare 

Från Optiscan kommer etiketter och färgband (storlek på etikett anpassas till behov, detta är rekommenderade dimensioner för "vanlig" användning):

Etikett: LAB 8000T CRYOCOOL Perm Adhes 30*15mm 25.4mm core 3R (4400 etiketter per rulle, pris ca 500 kr)
Färgband: 05095GS06407 (pris ca 50 kr/st, ett band räcker länge!). 

Telefon Optiscan: 08-632 66 79.

4) Installation av program- och maskinvara

Här finns instruktion för installation av KLARA streckkods-App samt för installation av streckkodsskrivare. För support eller problem vid installation kontaka institutionens IT-ansvarig eller Nordic Port (support@port.se).

Kurser för att komma igång går löpande och informeras genom sidan Utbildningar och kurser via Miljö- och säkerhetsavdelningen samt via Ulrika Olsson. 

Kontaktperson

Samordnare

Ulrika Olsson

Telefon: 08-524 866 79
Enhet: Miljö och säkerhet
E-post: ulrika.olsson@ki.se