Instruktion för dokumentmall

This page in English

Här hittar du information som rör mallar, med eller utan makro

Mallar med makro

Gå in på sidan Mallar under Medarbetarportalen och välj den mall du önskar använda.

dialogruta med uppmaning att öppna eller spara fil

Dubbelklicka på filen och välj "Spara fil" och ange lämplig plats på din dator, där du vanligtvis sparar andra mallar eller dokument som du använder regelbundet, till ex. skrivbordet.

Du behöver endast hämta och spara denna fil 1 gång!

Första gången du använder mallar med makro

1. Öppna mallen du nyss sparat ner till din dator.
2. Du kommer troligtvis att behöva "aktivera redigering", då filen oftast visas i skyddad vy. Detta gör du genom att klicka på knappen Aktivera redigering uppe till höger.

dialogruta med uppmaning att aktivera redigering

3. Om du får upp en säkerhetsvarning, klicka på Aktivera innehåll (Enable content - engelsk version)

dialogruta med uppmaning att aktivera innehåll

OBS! När en mall med makro öppnas första gången på aktuell dator, dyker en dialogruta upp som informerar om att det inte finns någon personlig profil på datorn. När man klickar ok på denna kommer man att kunna ange sina profilinställningar.

4. Första gången du använder en mall behöver du skapa en sk Användarprofil. Användarprofilen innehåller uppgifter om dig och infogas automatiskt på rätt ställe i mallen. Användarprofilen sparas på din dator och används automatiskt nästa gång du använder en mall med makro (brev, PM, rapport och fax). Du kan alltså skapa flera olika profiler till olika ändamål (du behöver upprepa proceduren ovan från steg 1. när du skapar en ny användarprofil).I användarprofilen finns en lista över institutioner/avdelningar. Observera att namn på institutioner/avdelningar finns på både engelska och svenska i listan, och ligger i bokstavsordning.

dialogruta, redigera användarprofil steg 1

5. Med hjälp av dialogrutan fyller du i uppgifter som rör dokumentet du ska skriva. Här väljer du t.ex. färg på logotypen och dokumentspråk. Olika dokumenttyper har olika fält och val vilket gör att makromallen ser lite olika ut.

dialogruta, redigera användarprofil steg 2

6. När du klickar på OK i dialogrutan fylls dokumentet med dina personliga uppgifter och de val du gjort i dialogrutorna. Markören ställer sig automatiskt där du ska börja skriva.
7. Skriv ditt dokument och "Spara som" där du vanligtvis sparar dina dokument.

OBS! Mallen och dokumentet som du nyss skrev är två olika dokument.

exempel på brev när användarprofil fyllts i, svensk version

Nästa gång du använder mallar med makro

  1. Öppna mallen som du sparade på din dator.
  2. Klicka återigen på "Aktivera innehåll", om så krävs.
  3. Välj den profil du önskar använda (om du har skapat fler profiler).

dialogruta, redigera användarprofil steg 2, val av användarprofil

Skriv ditt brev och välj att "Spara som" där du vanligtvis sparar dina dokument.

Så här använder du mallar utan makro

Gå in på sidan Mallar under Medarbetarportalen och välj den mall utan makro du önskar använda.

Högerklicka på mallen och "Spara mål/länk som" till den plats på din dator där du vanligtvis sparar andra mallar eller dokument som du använder regelbundet, t.ex skrivbordet.

För MAC

För att spara din fil i MAC skall du trycka ctrl+klicka - hämta fil/länk till skrivbord. Om du får problem med filen bör du byta ut filändelsen till .ppt

Spara personliga inställningar

Genom att skapa en kopia av dokumentmallen kan man spara adress och telefon-uppgifterna i sidhuvudet och sidfoten.

Gör så här:

  1. Öppna den dokumentmall du sparat till din dator.
  2. Skriv in uppgifter i sidhuvud och sidfot.
  3. Välj "Spara som" i Arkiv-menyn.
  4. Ändra filformat till dokumentmall.
  5. Ange önskat namn och plats för mallen.
  6. Klicka på OK.

Börja skriva i dokumentmallen

Om du får upp en säkerhetsvarning, klicka på "Inaktivera makron".

Mallen innehåller ett antal s.k. klicka-och-skriv-fält. Klicka på fälten och fyll i rätt information.

För att komma åt information som ligger i sidhuvudet och sidfoten måste du först dubbelklicka i fälten för att kunna skriva.

Observera att om du väljer att inte skriva Institution, Avdelning, Förnamn, Postadress, Adress etc... i sidhuvudet och i sidfoten behöver du radera dessa fält annars kommer det att stå: <Institution> <Avdelning> <Förnamn> <Postadress> <Adress> etc i dokumentet.

Mer information om mallarna

Personliga inställningar

När en mall med makro öppnas första gången på aktuell dator, dyker en dialogruta upp som informerar om att det inte finns någon personlig profil på datorn. När man klickar ok på denna kommer man att kunna ange sina profilinställningar.

Profilen kan innehålla följande uppgifter:

  • Förnamn
  • Efternamn
  • E-post
  • Telefon
  • Telefax
  • Ort
  • Institution
  • Avdelning

Profilen sparas sedan på datorn. Det innebär att man kan ha flera olika profiler om t.ex. flera användare använder samma dator för att skriva dokument eller om du har flera titlar eller arbetsuppgifter inom olika områden.

Språkstöd

Mallarna med makro är framtagna med inbyggt språkstöd för engelska och svenska. Dokumentspråk väljs i användarprofilen när mallen öppnas. Detta innebär att samtliga berörda rubriker översätts till valt språk.

Mallarna följer det språk som används i Microsoft Office, dvs. om det är en engelsk version av Word översätts även rubrikerna i själva dialogrutan till Engelska.

Länkar