Inköp och upphandling

This page in English

Vi på enheten för inköp och upphandling arbetar med upphandling, inköpsfrågor samt fakturafrågor.

All dokumentation till enheten ska skickas till inkopupphandling@ki.se som gäller följande ärenden:

  • Begäran om uppdrag
  • Direktupphandling
  • Avstegsanmälan

Dokument för avstegsanmälan får man genom att kontakta inkopupphandling@ki.se.

Direktupphandling

Direktupphandling är tillåtet om Upphandlingens värde understiger 534 890 kronor.

För Karolinska Institutet innebär detta att:

  • Kriterier enligt inköpshandbok och upphandlingsregler är uppfyllda.
  • Direktupphandling är tillåtet om ramavtal för behovet inte finns.
  • Det är det sammanräknande värdet för samma typ av vara/tjänst under 1 år eller om det är ett köp över flera år räknas det totala kontraktsvärdet.
  • Upphandlingen får göras på institutionsnivå och det åligger institutionen att se till att de EU-rättsliga principerna iakttas.
  • Inköpssamordnare skall alltid kontaktas då värdet överstiger 100 000 kronor (exkl moms).
  • Inköpssamordnaren ansvarar för att dokumentation upprättas och skickas till Inköps- och upphandlingsenheten.

Fyll i samtliga kolumnet i Excel-mallen för direktupphandling enligt beskrivningen nedan och skicka den till inkopupphandling@ki.se. Vi förser ärendet med ett ärendehanteringsnummer och ger igenom det. Därefter tar vi beslut om processen kan slutföras eller om ytterligare information behövs innan ett beslut kan tas om direktupphandling. 

Mall för direktupphandling (xls)

Hur fyller jag in Excel-mallen?

Diarienummer Ange ärendets diarienummer som tilldelas lokalt på institutionsnivå.
Institution Observera att endast förkortningen för institutionen ska anges (tex. C2, C8).
E-post till kontaktperson Ange e-post till den person som ska ha kontakt med Enheten för Inköp och upphandling.
Kontaktperson Ange den person som är projektansvarig och som är godkännare av leveransen. Denna person är kontaktperson gentemot Inköps- och upphandlingseneheten.
Avtalsstart/leveransdatum Ange önskat datum för avtal eller leverans.
Beskrivning av vara/tjänst Beskriv så utförligt som möjligt vad som ska anskaffas.
Behovsanalys Definiera vad som ska upphandlas, faktiskt behov samt kontrollera att budget finns. Kontrollera om det finns ett befintligt ramavtal i avtalskatalogen eller på avropa.se.
Marknadsanalys Identifiera och säkerhetsställ behov, marknad och leverantörer (minst 3 st). Kontrollera att leverantörerna innehar F-skattsedel samt deras ekonomiska status via exempelvis skatteverket eller CreditSafe.
Kravspecifikation Definiera kraven på leverantör samt det som ska upphandlas för den vara/ tjänst som ska upphandlas. Besluta om utvärderingsmodell (ex. pris, leverans eller specifikation).
Offertförfrågan Använd malldokumentet ”Offertförfrågan”
Inbjudna leverantörer Ange tänkta leverantörer
Leverantörer som lämnat offert Ange de leverantörer som lämnat offert.
Vald leverantör Ange vald leverantör.
Kontraktsvärde Ange den totala kostnaden för anskaffningen, inklusive optioner och service.
Kontraktsperiod Ange den tidsperiod för det avtal ligger till grund för anskaffningen.
Hållbarhet Ange krav för hållbarhet som använts för direktupphandling. 
Miljö Ange krav för miljö som använts för direktupphandling.

Nu kan du skicka dokumentet som Excel till inkopupphandling@ki.se. Vi fyller ut resterande fält i dokumentet:

Nilexnummer Ärendet får ett nummer i Enheten för inköp och upphandlings hanteringssystem Nilex.
Beslut Enheten för Inköp och upphandling tar ett beslut om direktupphandling kan göras eller om ytterligare information alternativt annan upphandlingsprocedur behövs.
Datum för beslut Beslutsdatum från Enheten för inköp och upphandling
Upphandlare Namn på upphandlare 

Beakta dessutom följande när du vill direktupphandla en vara eller tjänst

Utskick av offertförfrågan Offertförfrågan skickas ut till utvalda leverantörer via t.ex e-post.
Frågor från leverantör Hantera frågor från leverantörer och komplettera underlag vid behov.
Offertutvärdering Ta in anbud via e-post, utvärdera anbuden i förhållande till offertförfrågan och sammanställ anbudsutvärdering.
Meddelande om val av leverantör Fatta beslut, meddela utvald leverantör och underrätta samtliga leverantörer om beslut.
Avtalstecknande och arkivering Teckna avtal med utvald leverantör och skicka dokumentation till inköpssamordnaren för arkivering.
Implementation Avropa/ beställa varor/ tjänster från tecknat avtal och kommunicera innebörden till berörda parter.
Avtals- och leveransuppföljning Fakturagodkännaren ansvarar för att kontrollera att faktura och leverans är korrekt. 

Checklista för direktupphandling

Finns det ramavtal som jag kan avropa ifrån? (Oavsett värde) Ja – gå vidare till checklista för Avrop Nej – gå vidare i checklistan 
Är totalvärdet för avtalet 534 890 SEK eller mindre exklusive moms? Ja – gå vidare i checklistan Nej – Inköpssamordnare anmodar beställaren att skriva ett upphandlingsuppdrag
Har jag räknat med ev. optioner? Ja – gå vidare i checklistan Nej – räkna om
Har jag räknat med ev. förlängningsklausul? Ja – gå vidare i checklistan Nej – räkna om
Finns andra direktupphandlingar av samma slag så att sammanlagda värdet överstiger 534 890? (Gör en rimlighetsbedömning) Ja – Inköpssamordnare anmodar beställaren att skriva ett upphandlingsuppdrag Nej – gå vidare i checklistan
Gör kommande behov under räkenskapsåret att sammanlagda värdet överstiger 534 890 SEK? (Gör en rimlighetsbedömning) Ja – Inköpssamordnare anmodar beställaren att skriva ett upphandlingsuppdrag Nej – gå vidare i checklistan
Jag är medveten om att de eu-rättsliga principerna för offentlig upphandling gäller Ja – gå vidare i checklistan Nej – här får du dem: Icke-diskriminering, Likabehandling, Proportionalitet, Öppenhet, Ömsesidigt erkännande
Jag skickar ut min förfrågan om köp till minst tre leverantörer (om det finns) Ja – gå vidare i checklistan  Nej, jag känner mig osäker – rådfråga enheten för inköp och upphandling 
Jag beställer ifrån, alt. skriver avtal med, den leverantör som är mest fördelaktig utifrån mina krav och meddelar övriga anbudsgivare om beslutet vilket inte behöver vara skriftligt Ja –KLART Om värdet på direktupphandlingen överstiger 100 000 kr ska dokumentationsblankett på internwebben ifyllas och ges till inköpssamordnaren som också meddelar Inköp och upphandling.  Nej – kanske behöver jag göra om förfarandet om jag inte blev nöjd med resultatet?

Begäran om upphandlingsstöd

Upphandlingar där det totala värdet över avtalstiden överstiger direktupphandlingsvärdet, 28% av tröskelvärdet för kommuner och landsting (f.n 534 890 kr), ska alltid genomföras av Inköps och upphandlingsenheten.

Rutin

För att få en så snabbt genomförd upphandlingsprocedur som möjligt bör begäran om upphandlingsstöd sändas till inköps- och upphandlingsenheten redan i anskaffningens planeringsfas. Det ligger stora kvalitets- och tidsvinster i att samarbetet mellan inköps- och upphandlingsenheten och sakägare påbörjas långt före önskad leveranstid eller avtalsstart. Inköps- och upphandlingsenheten behöver för sin planering god framförhållning. I annat fall kan leverans av vara/ tjänst inte utlovas inom tidsramarna.

Beskrivning

Fyll i samtliga kolumner  i Excel-mallen för upphandlingsstöd enligt beskrivningen nedan och skicka den till oss via inkopupphandling@ki.se. Vi förser ärendet med ett ärendehanteringsnummer samt diarienummer och skickar det till prefekt för påskrift. Vänligen skicka tillbaka en scannad version av det signerade ärendet inkopupphandling@ki.se med samma ärendehanteringsnummer.

Mall upphandlingsstöd (xls)

Kolumner i Excel

Prefekt Namn på den som är prefekt på institutionen och som är den som kan ta beslut om att institutionen ska köpa in varor eller tjänster som överstiger beloppet för direktupphandlingsvärdet.
Institution Observera att endast förkortningen för institutionen ska anges (tex. C2, C8).
E-post till kontaktperson Ange e-post till den person som ska ha kontakt med Enheten för Inköp och upphandling.
Kontaktperson Ange den person som är projektansvarig och som är godkänner leveransen. Denna person är kontaktperson gentemot Inköps- och upphandlingseneheten.
Avtalsstart/leveransdatum Ange önskat datum för avtal eller leverans.
Beskrivning av vara/tjänst Beskriv så utförligt som möjligt vad som ska anskaffas.
Behovsanalys Definiera vad som ska upphandlas, faktiskt behov samt kontrollera att budget finns. Kontrollera om det finns ett befintligt ramavtal i avtalskatalogen eller på avropa.se.
Marknadsanalys Identifiera och säkerhetsställ behov, marknad och leverantörer (minst 3 st).
Ramavtal/leverans beställning Ange a) om det är ett ramavtal som avses när det gäller varor/tjänster som upphandlas ofta och till ett sammanlagt stort värde över direktupphandlingsvärdet eller b) om det är ett avtal som avser enstaka leveranser/beställningar.
Optioner Ange om det ska anskaffas något tillägg till det som ska beställas. Det kan vara optioner som kan utnyttjas eventuellt för framtida bruk alternativt tillbehör till den utrustning som ska införskaffas.
Serviceavtal Ange om och i så fall vilken typ av serviceavtal som ska ingå till den tjänst/vara som ska anskaffas.
Medel tilldelas från Ange det projektnummer/ kontonummer som ska belastas för det som ska anskaffas.
Leveransadress Ange den kompletta leveransadressen med namn på den som ska ta emot leveransen.
Fakturareferens Ange fakturareferens till den som ska godkänna fakturan i Agresso (ex. ZZXXXXXXXX).
Kostnadsuppskattning Ange den uppskattade totala kostnaden för anskaffningen, inklusive optioner och service.
Kontraktperiod Ange den tidsperiod för det avtal som kommer att ligga till grund för anskaffningen.

Kontakt

Kontakta Enheten för Inköp- och upphandling vid eventuella frågor via inkopupphandling@ki.se.

Länkar