Frågor och svar om KI Box

This page in English

Här hittar du svar på några vanliga frågor om KI Box.

Övergripande frågor

1. Vad är KI Box?
Box är en fildelningstjänst i molnet som är gemensamt upphandlad av högskolor/universitet i Sverige via SUNET. KI Box ger dig möjlighet att synkronisera dina personliga filer mellan datorer, telefon och plattor samt dela ut filer till kollegor och externa medarbetare.

2. När bör jag använda KI Box?
Du kan använda KI Box när du ska synkronisera filer mellan datorer, telefon och surfplattor samt dela ut filer till KI kollegor och externa kollegor. Du kan på ett säkert och enkelt sätt använda dig av ett webbgränssnitt eller andra enheter, som en mobiltelefon. Se även fråga 11och 12.

3. Varför ska jag använda KI Box och inte andra liknande fildelningstjänster?
Box är den enda leverantören som har klarat av alla säkerhetskrav som ställdes vid SUNETs upphandling av tjänsten, krav på centraliserad användarhantering, SSO, krypterad lagring, PUL, Safe Harbor med mera.

4. När bör jag inte använda KI Box?
Om du har behov av ett längre samarbete, till exempel ett projekt, med en mer avancerad dokumenthantering finns det bättre alternativ. Se även fråga 11 och 12.

5. Vilka kan använda sig av KI Box?
KI Box kommer att erbjudas till alla anställda, forskarstuderande samt anknutna, alltså alla med ett KI-ID.

6. Med vem kan jag dela filer via KI Box?
Du kan dela filer med samtliga på KI samt bjuda in användare utanför KI. Det räcker att personen har en mailadress.

7. Vad är skillnaden på användningsområde för KI Box jämfört med exempelvis SharePoint och Project Place?
Till skillnad från KI Box lämpar sig SharePoint bättre för ett enskilt längre samarbete, till exempel ett gemensamt administrativt projekt, där man har behov av processtyrning och mer avancerad dokumenthantering. SharePoint kan hantera endast mindre filer som är upp till 100 MB och lämpar sig ej för fildelning. KI Box är enklare och snabbare att använda med hjälp av mobila enheter.

8. Hur mycket utrymme får jag på KI Box?
Du kommer att få tillgång till 100 GB utrymme.

9. Hur stor kan en fil vara?
En fil får max vara 15 GB. Tänk dock på att ladda upp filer som är större än 5 GB individuellt. Internet Explorer kan även ha andra restriktioner rörande detta, främst äldre versioner.

10. Hur loggar jag in i KI Box?
Du använder ditt KI-ID.

11. Vilka filer får jag lägga i KI Box?
Du kan lagra all information som inte omfattas av sekretesslagstiftning eller av andra skäl är klassad som konfidentiell. Exempelvis kan personuppgifter som inte är klassade som känsliga behandlas i tjänsten.

12. Vilka filer får jag inte lägga i KI Box?
Sekretessbelagd/skyddsvärd information får inte sparas i KI Box då avtalen inte innehåller skydd mot att annat lands lagstiftning tillämpas och Box inte kan avtala bort den amerikanska lagstiftningen i detta avseende.

Skyddsvärd information är:

  • information som är sekretessbelagt enligt OSL (2009:400)
  • information som KI genom avtal lovat hålla hemligt
  • information som kan leda till patent
  • information som i orätta händer kan orsaka KI stor ekonomisk eller verksamhetsmässig skada.

Om du har ett separat avtal som reglerar hur du skall hantera din information måste du se till att parten du har avtal med godkänner att du får lagra information i KI Box. För mer detaljerad information rörande detta hänvisar vi till risk- och sårbarhetsanalysen som gjorts av tjänsten.

Vissa personuppgifter är enligt personuppgiftslagen (13§) att anse som så kallade känsliga personuppgifter som skyddas av stark sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Detta gäller till exempel personuppgifter rörande forskningspersoner. Sådana uppgifter ska inte behandlas/lagras i KI Box. Som personuppgift räknas också kodade uppgifter där man via en så kallad kodnyckel, som sparas på ett ställe, kan identifiera en enskild person. Avser den kodade uppgiften en forskningsperson är uppgiften att anse som känslig enligt personuppgiftslagen och får inte behandlas i KI Box.

13. För vilka plattformar finns klienten Box?
Box-klienten finns för Windows, Mac, iOs, Windows phone, Android & Blackberry. Samtliga hittas på box.com eller via de vanliga kanalerna för att distribuera appar.

14. Vem ansvarar för filerna på KI Box?
Du som användare ansvarar för informationen som finns i KI Box.

15. Kommer studenter att få tillgång till KI Box?
I nuläget kan de bjudas in som externa användare till tjänsten.

16. Hur finansieras KI Box?
Denna tjänst kommer att finansieras centralt av KI via IT-fakturan och kostar således inget extra för dig som användare eller för din institution.

17. Hur säker är KI Box?
Allt som kommuniceras till Box är krypterat med SSL samt all information som är lagrad hos Box är krypterad. Sekretessbelagd information skall dock aldrig lagras eller delas i molnet. Se även fråga 11 och 12.

Tekniska frågor

18. Vad händer med de delade foldrarna/filerna när en användare slutar och KI Box-kontot stängs av?
Tillgång till delade foldrarna/filerna stängs av när kontot stängs, detta pga att informationen är kopplad till den användaren som delat ut foldern/filen.

19. Vad händer om jag lägger upp en fil på över 5 GB?
Filen kommer inte att synkroniseras upp till boxtjänsten. Du måste själv se om filen lagts upp då klienten inte varnar för detta. Använder man KI Box via webbläsaren får man en varning att det inte går.

20. Hur många filer kan jag ha i mitt KI Box-konto?
Vi rekommenderar att du har max 20 000 filer. Lösningen kan hantera upp till 90 000, men redan vid 10 000 filer kan det bli ohanterligt.

21. Varför kan jag inte dela ut rättigheter på en box katalog till studenter/icke KI-anställda utan måste skicka en länk till dessa?
Box tillåter endast användare med KI:s boxkonton att dela ut rättigheter till andra med KI-ID.

22. Varför får jag access denied när jag försöker logga in i KI Box?
Du får detta meddelande då Box endast tillåter användare som är anställda att skapa konton på deras företagsversion av Box.

23. Vem kontaktar jag för support av KI Box?
Vid behov av support kan du gå igenom Box supportguider på support.box.com, om inte dessa hjälper dig kontaktar du KI:s centrala IT-Support för hjälp.

24. Varför finns det ingen klient till Linux?
Tyvärr finns det ingen klient för Box till Linux. Linux-användare är hänvisade till webklienten eller att använda WebDAV: Först måste du sätta ett "Box-lösenord" på ditt konto då DAV är inte SSO-enableat. Sen kommer du åt dina filer via ki.box.com/dav med https och port 443.

25. Varför kan jag inte editera filer i KI Box via tjänster som Google Apps eller andra liknande applikationer?
Då KI inte har avtal med dessa leverantörer angående PUL kan vi inte erbjuda integration med dessa tjänster.

26. Tas det backup på filerna i KI Box?
Tjänsten som sådan backas upp av leverantören. Du som användare är ansvarig för filerna som finns där. Borttagna filer finns i papperskorgen i 30 dagar.

27. Vad händer när jag tar bort en eller flera filer?
När du tar bort en fil flyttas filen till papperskorgen. Filerna finns kvar i papperskorgen i 30 dagar.

28. Varför kan jag inte tömma papperskorgen i KI Box?
Som standard på Box rensas papperskorgen automatiskt efter en tidpunkt och för att undvika att man tappar information, har vi stängt av funktionen för alla användare. Du som användare kommer också enklare att återskapa filer då de inte tas bort.

Kontakt

Vid frågor kring KI Box, vänligen kontakta IT-supporten. Öppet måndag-fredag mellan klockan 08.00-16.30.

Länkar