Frågor och svar om IDAC

This page in English

Här hittar du svar på de vanligaste frågorna om projektet NIBS och det nya systemet IDAC, som införs på KI i början på 2018.

Om IDAC

Vad är IDAC och NIBS?

Det nya systemet IDAC kommer att ersätter dagens lösning för hanteringen av identiteter och behörigheter på KI, KIMKAT. IDAC står för Identity Access Control.

NIBS är namnet på projektorganisationen som är ansvarig för att ta fram det nya systemet IDAC. NIBS står för Nya Identitets- och Behörighetssystemet. Projektorganisationen kommer att avvecklas i samband med att förvaltningsorganisationen tar över systemet IDAC.

Vad menar ni med "identitet" och "behörighet"?

Identitet avser en elektronisk motsvarighet till din person, som är kopplat till ett fysiskt bevis på att du är du, som t.ex. ditt personnummer eller ditt passnummer. Den elektroniska identiteten kallas också för KI ID.

En behörighet är som en nyckel för tillgång till information i KI:s olika programvaror. Vilken information som ska finnas tillgänglig med just din ”nyckel” baseras på t.ex. din roll eller organisatorisk tillhörighet.

Vad är den största skillnaden mellan IDAC och KIMKAT?

Den största skillnaden är hur processen för anknytningen av t.ex. gästforskare eller konsulter kommer att gå till. Dessutom ansöker och godkänner man till en början tillgång till filmappar i KI:s system direkt i IDAC, utan att man behöver blanda in IT-supporten som hittills.

Idag måste vi dessutom ändra information i flera olika system. När IDAC är på plats kommer information bara finnas sparad på ett ställe, vilket gör att vi alltid har korrekt och uppdaterad information om personerna som på ett eller annat sätt är verksamma på KI. Detta förutsätter att man håller informationen uppdaterad i respektive källsystem.

Därför har vi valt att inte lagra information direkt i IDAC, utan IDAC hämtar all data från olika källor så som Primula, Ladok och UBW.

Hur kan jag ändra en befattning eller adress i IDAC?

Vi har valt att inte lagra information direkt i IDAC, utan IDAC hämtar all data från olika källor. Detta betyder att till exempel befattningar eller adresser inte ändras i IDAC utan i de respektive källsystemen (Primula för anställda, Ladok för studenter och UBW för anknutna).

På så sätt behöver information bara sparas på ett ställe, vilket gör att vi alltid har korrekt och uppdaterad information om personerna som på ett eller annat sätt är verksamma på KI. Dessutom undviker vi dubbelarbetet med att uppdatera på fler ställen.

Vilka typer av användare kan jag lägga till i IDAC?

IDAC kommer hantera de fem användartyperna anställd, anknuten, doktorand, student och extern/support. Mer information finns på sidan Användartyper i IDAC.

Jag behöver lägga till en annan användartyp än de fem definierade. Hur gör jag?

Vår ambition är att alla typer av användare ska täckas av de fem framtagna. Har du förslag på en framtida utveckling är du välkommen att höra av dig till projektledaren Pernilla Hulth.

Jag som är KIMKAT-administratör idag, kommer mina arbetsuppgifter finnas kvar?

Din vardag kommer att bli lättare, eftersom mycket som idag kräver manuell handpåläggning i KIMKAT automatiseras i IDAC. Till exempel kommer användare kunna ändra sina lösenord själva, även om de har glömt bort det gamla lösenordet.

Du kommer fortfarande ha kvar den viktiga uppgiften att ha koll på de personer som tillhör din institution.

Kan man lägga in personer som osynliga i IDAC?

Ja, IDAC tar hänsyn till skyddade personuppgifter och skyddade befattningar.

Vilka rapporten kommer jag kunna generera i IDAC?

Du kommer kunna dra ut samma rapporter i IDAC som idag finns i KIMKAT. Har du förslag/behov av fler rapporter kan du höra av dig till projektet och sedan till förvaltningen för IDAC.

Hur hanterar vi extraanställda som får timbaserad lön?

Vid driftsättningen av IDAC kommer man fortfarande behöva anknyta de personer som man ”minirappar”. Det ligger ett önskemål att detta ska utredas om det är möjligt att per automatik hämta över dem till IDAC. Detta kräver också att det finns tydliga regler runt det och vad som gäller utifrån identitet och behörighet för denna användargrupp.

Hur migreras projekt och projektnummer från KIMKAT till IDAC?

Det beror på vad du menar med projektnummer.

Projektnummer, som visar vilka medarbetare jobbar i vilka projekt, finns idag inte i KIMKAT utan i Primula och kommer finnas i UBW för anknutna. IDAC hämtar projektnumren direkt från dessa källsystem.

För organisationskoder, som används för att ge tillgång till filmappar i t.ex. projekt, har vi skapat översättningstabeller, eftersom vi behöver flytta över dem till Primula. Vi får just nu hjälp av KIMKAT-administratörerna med att fylla i tabellerna. Är du KIMKAT-administratör och din institution har inte fått en översättningstabell kan du höra av dig till Pernilla Hulth.

Anknytningar

Hur gör man en anknytning i IDAC?

Anknytningar kommer inte hanteras i IDAC, som var fallet i KIMKAT. Istället kommer anknytningen ske i KI:s ekonomisystem UBW. Samtidigt automatiseras och förenklas processen och anpassas till de nya reglerna för anknytning som gäller på KI sedan 1 juli 2017.

Obs. Dokumentet Regler för anknytning hänvisar till att anknytningar ska göras i IDAC. Fram till lanseringen av IDAC görs anknytningar dock fortsatt i KIMKAT, efter IDACs lansering kommer anknytningar hanteras i UBW. Vi jobbar med att uppdatera reglerna.

Konkreta instruktioner för hur man anknyter en person i UBW kommer publiceras i samband med våra utbildningar.

Måste jag avsluta anknytningen om den anknutne ska anknytas på en annan institution? Vad händer mellan de två anknytningarna?

Du kan lägga upp en ny anknytning innan den gamla avslutas. Det kommer finnas ett digitaliserat flöde för godkännande och attest av anknytningen. Personer kommer behålla sina inloggningsuppgifter.

En anknytning gäller för minst en organisatorisk enhet, dvs. man kan vara anknuten till flera institutioner samtidigt.

Det brukar ta lång tid att få in bisyssloredovisningen. Hur kan jag säkerställa att detta inte leder till fördröjning av anknytningen?

Enligt de nya Regler och anvisningar för anknytning är redovisningen av bisysslor en förutsättning för att kunna anknytas till KI. När IDAC och källsystemet för Anknutna, UBW Anknutna, lanseras kommer pappersblanketten finnas kvar, men vi ser över möjligheterna att digitalisera redovisningen på sikt.

Kan jag se hur länge vissa anknytningar gäller?

Du som administratör kommer kunna dra ut en rapport på vilka anknytningar som finns på din institution. Dessutom kommer du inte behöva följa upp anknytningar manuellt.

Den närmaste chefen kommer få ett påminnelseepost 30 dagar innan anknytningen upphör. Om anknytningen inte förlängts kommer ett nytt e-postmeddelande 7 dagar innan anknytningen upphör. Om det inte upprättas ett nytt anknytningsbeslut avslutas anknytningen automatiskt. 

Vem kommer kunna lägga upp anknutna i UBW?

För att kunna lägga upp anknutna i UBW kommer du behöva rätt behörigheter, som till exempel administratör eller chef.

Görs anknytningar i UBW webb eller i klienten?

Anknytningar kommer göras i UBW webb.

Hur diarieför jag anknytningsbesluten?

UBW Anknutna är tänkt att integreras med vårt system för diarieföring, W3D3. Det betyder att du inte behöver diarieföra beslut manuellt, dvs. skriva ut eller spara fysiska kopior. Alla beslut om anknytning förs direkt över till W3D3 och är därmed diarieförda.

IT-avgiften

Hur beräknas IT-avgiften om medarbetaren är anställd på flera institutioner/avdelningar?

IT-avgiften fördelas till lika delar mellan alla institutioner/avdelningar/projekt. Vid t.ex. två anställningar betalar varje institution/projekt 50% av IT-avgiften.

Hur kommer jag kunna se vilka konton vi betalar IT-avgift för?

I IDAC kommer det att finnas översikt/rapport på vilka konton som är knutna till vilken organisatorisk enhet. Om det är felaktigheter t.ex. fel projekt kopplat på en medarbetare behöver du gå till respektive källsystem och rätta till projektnumren. Källsystemen är Primula för anställda och UBW för anknutna.

Hur beräknas IT-avgiften?

IT-avgiften beräknas för varje konto som har varit aktivt någon gång från den 21:a till den 20:e varje månad. Debiteringen blir varje månad en 1/12 av årsavgiften.

Hur ändrar man projekt för anställda gällande IT-avgiften?

Man ändrar projektnummer i själva källsystemet, dvs. Primula eller UBW Anknutna. Detta hämtas sedan automatiskt över till IDAC.

Till dig som chef

Varför måste chefer jobba i systemet och godkänna till exempel anknytningar och behörigheter?

Det finns två anledningar till det. Den ena är att KI ska följa attestordning och regelverken runt godkännande och det andra är att vi ersätter en manuell process med en digital. Det betyder att istället för att skriva på ett fysiskt papper så kommer det per automatik komma ett e-postmeddelande med en länk för att godkänna en anknytning eller behörighet. Det innebär att även om en chef är på resande fot så kan man godkänna en ny anknytning eller behörighetsförfrågan.

Om jag som chef inte har tillgång till min e-post under semester eller tjänsteresa vad gör jag då?

I systemet kommer det finnas möjlighet att delegera dina arbetsuppgifter till en annan person under en specificerad period.

Övriga frågor

Kommer sändlistorna i Outlook påverkas av bytet från KIMKAT till IDAC?

Nej, sändlistorna finns i AD och kommer därför inte påverkas.

Kommer de webbfunktioner som idag hämtas från KIMKAT vara kvar när IDAC kommer, som till exempel automatiska personallistor?

Det är inte helt bestämt än vilken information webben kommer att hämta framöver. Har du önskemål för framtida funktioner kan du vända dig till webbteamet@ki.se.

Vilket källsystem gäller för personer som både är anställda och studenter?

För dessa personer blir Primula det huvudsakliga källsystemet. Uppgifterna som finns i Ladok hämtas också ned till IDAC.

Vilka rapporter kommer jag kunna generera i Primula?

Du kan generera samma rapporter i Primula som idag. Den enda förändringen i Primula är valet av huvudanställning (tillgänglig från 1 november för alla nya anställda). Alla andra funktioner förblir de samma som innan.

Kommer det finnas möjlighet att lägga till information om anställda i källsystemen som bara kan ses av vissa personer, t.ex. anhöriga?

I Primula finns det i dagsläget ingen möjligt att lägga till anhöriga eller andra attribut.

I UBW anknutna kommer man däremot kunna lägga till information om anhöriga. Det är dock inte obligatoriskt att lägga till denna information.

För förslag för framtida utveckling av källsystemen kan ni vända er till HR-avdelningen för Primula och till ekonomisystem@ki.se för UBW.

Hur speglas delegationsordningen i Primula?

I Primula finns information om vem som är chef per organisatorisk enhet. Chef är den person som fått delegerat ansvar för verksamhet, personal och ekonomi enligt den upprättade delegationsordningen.

Kontakt

Projektledare NIBS

Pernilla Hulth

Mobil: 076-139 08 40
Enhet: IT-Avdelningen (ITA)
E-post: pernilla.hulth@ki.se