Frågor och svar om IDAC

This page in English

Här hittar du svar på de vanligaste frågorna om projektet NIBS och det nya systemet IDAC, som införs på KI i början på 2018.

Om IDAC

Vad är IDAC och NIBS?

Det nya systemet IDAC kommer att ersätter dagens lösning för hanteringen av identiteter och behörigheter på KI, KIMKAT. IDAC står för Identity Access Control.

NIBS är namnet på projektorganisationen som är ansvarig för att ta fram det nya systemet IDAC. NIBS står för Nya Identitets- och Behörighetssystemet. Projektorganisationen kommer att avvecklas i samband med att förvaltningsorganisationen tar över systemet IDAC.

Vad menar ni med "identitet" och "behörighet"?

Identitet avser en elektronisk motsvarighet till din person, som är kopplat till ett fysiskt bevis på att du är du, som t.ex. ditt personnummer eller ditt passnummer. Den elektroniska identiteten kallas också för KI ID.

En behörighet är som en nyckel för tillgång till information i KI:s olika programvaror. Vilken information som ska finnas tillgänglig med just din ”nyckel” baseras på t.ex. din roll eller organisatorisk tillhörighet.

Vad är den största skillnaden mellan IDAC och KIMKAT?

Den största skillnaden är hur processen för anknytningen av t.ex. gästforskare eller konsulter kommer att gå till. Dessutom ansöker och godkänner man till en början tillgång till filmappar i KI:s system direkt i IDAC, utan att man behöver blanda in IT-supporten som hittills.

Idag måste vi dessutom ändra information i flera olika system. När IDAC är på plats kommer information bara finnas sparad på ett ställe, vilket gör att vi alltid har korrekt och uppdaterad information om personerna som på ett eller annat sätt är verksamma på KI. Detta förutsätter att man håller informationen uppdaterad i respektive källsystem.

Därför har vi valt att inte lagra information direkt i IDAC, utan IDAC hämtar all data från olika källor så som Primula, Ladok och UBW.

Till dig som HR-administratör

Hur gör man en anknytning i IDAC?

Anknytningar kommer inte hanteras i IDAC, som var fallet i KIMKAT. Istället kommer anknytningen ske i KI:s ekonomisystem UBW. Samtidigt automatiseras och förenklas processen och anpassas till de nya reglerna för anknytning som gäller på KI sedan 1 juli 2017.

Obs. Dokumentet Regler för anknytning hänvisar till att anknytningar ska göras i IDAC. Fram till lanseringen av IDAC görs anknytningar dock fortsatt i KIMKAT, efter IDACs lansering kommer anknytningar hanteras i UBW. Vi jobbar med att uppdatera reglerna.

Konkreta instruktioner för hur man anknyter en person i UBW kommer publiceras i samband med våra utbildningar.

Hur kan jag ändra en titel eller adress i IDAC?

Vi har valt att inte lagra information direkt i IDAC, utan IDAC hämtar all data från olika källor. Detta betyder att till exempel titlar eller adresser inte ändras i IDAC utan i de respektive källsystemen (Primula för anställda, Ladok för studenter och UBW för anknutna).

På så sätt behöver information bara sparas på ett ställe, vilket gör att vi alltid har korrekt och uppdaterad information om personerna som på ett eller annat sätt är verksamma på KI. Dessutom undviker vi dubbelarbetet med att uppdatera på fler ställen.

Vilka typer av användare kan jag lägga till i IDAC?

IDAC kommer hantera de fem användartyperna anställd, anknuten, doktorand, student och extern/support. Mer information finns på sidan Användartyper i IDAC.

Jag behöver lägga till en annan användartyp än de fem definierade. Hur gör jag?

Vår ambition är att alla typer av användare ska täckas av de fem framtagna. Har du förslag på en framtida utveckling är du välkommen att höra av dig till projektledaren Pernilla Hulth.

Jag som är KIMKAT-administratör idag, kommer mina arbetsuppgifter finnas kvar?

Din vardag kommer att bli lättare, eftersom mycket som idag kräver manuell handpåläggning i KIMKAT automatiseras i IDAC. Till exempel kommer användare kunna ändra sina lösenord själva, även om de har glömt bort det gamla lösenordet.

Du kommer fortfarande ha kvar den viktiga uppgiften att ha koll på de personer som tillhör din institution.

Till dig som chef

Varför måste chefer jobba i systemet och godkänna till exempel anknytningar och behörigheter?

Det finns två anledningar till det. Den ena är att KI ska följa attestordning och regelverken runt godkännande och det andra är att vi ersätter en manuell process med en digital. Det betyder att istället för att skriva på ett fysiskt papper så kommer det per automatik komma ett e-postmeddelande med en länk för att godkänna en anknytning eller behörighet. Det innebär att även om en chef är på resande fot så kan man godkänna en ny anknytning eller behörighetsförfrågan.

Om jag som chef inte har tillgång till min e-post under semester eller tjänsteresa vad gör jag då?

I systemet kommer det finnas möjlighet att delegera dina arbetsuppgifter till en annan person under en specificerad period.

Kontakt

Projektledare NIBS

Pernilla Hulth

Mobil: 076-139 08 40
Enhet: IT-Avdelningen (ITA)
E-post: pernilla.hulth@ki.se