Frågor och svar för KIMKAT-administratörer

Här har vi samlat vanliga frågor och svar, rutiner samt övrig information för KIMKAT-administratörer.

Hantering av anknutna personer

Om personen har funnits på KI tidigare behöver man inte använda AnkForms, utan man lägger upp anknytningen direkt i KIMKAT enligt följande:

  • Gå till Person-fliken
  • Klicka på länken Skapa ny anknytning
  • Skriv in personnumret och klicka på Sök
  • Man får då upp informationen: Det finns redan en person i KIMKAT med denna ID-handling: [personens namn]. Sök igen eller skapa en ny anknytning för denna person genom att klicka på ”nästa”.
  • Är det rätt person, det vill säga den person man ska anknyta, klicka på Nästa. Då laddas all information in som redan finns om personen i KIMKATs databas och man behöver bara uppdatera uppgifter vid behov, samt ange specifikationer om den nu aktuella anknytningen.

Bara om det är en helt ny person som inte har funnits på KI tidigare är det aktuellt att använda AnkForms för att slippa skriva in alla personuppgifter för hand.

"Fler valda" under rubriken funktion i personfliken

Ibland händer det att en person får flera funktioner markerade som ”primär”. Detta syns dels i listan över personer under personfliken i rubriken Funktion, dels upptäcker man det genom att det inte går att göra några ändringar/tillägg för personen ifråga.

Upptäcker man en person som har ”fler valda” primära funktioner, rätta till det på följande sätt:

  • Gå in i personens Personöversikt
  • Klicka på Redigeringspennan i sektionen Funktion
  • Klicka på knappen Rensa
  • Markera den funktion som ska vara den primära för personen
  • Klicka på Spara ändringar (till höger)

För att undvika att problemet med ”fler valda” funktioner, gå igenom flödet och skapa konto åt personen. Har du lagt till en annan funktion än den som har importerats från Primula eller Ladok, eller vill lägga till en sådan och vill ange den som den primära funktionen, gå in i Personöversikten, sektionen Funktion och gör ändringen.

Ta aldrig bort den ursprungliga funktionen som har importerats från Primula/Ladok, för då läses den in igen vid nästa synkronisering och sätts då också som primär funktion. Problemet med ”fler valda” uppstår då igen. Vi väntar på en ändring i KIMKAT som gör att man inte kan ta bort den ursprungliga funktionen. Då bör problemet bara uppstå i undantagsfall när något gått snett.

Vad händer vid kontoavslut?

När en anställning/anknytning upphör eller när FO-studierna har avslutats, går kontot över i så kallad grace. Efter en månad i grace övergår kontot i limbo som varar i ett år. Följande sker:

Grace

Personen försvinner från KIMKAT och syns inte längre i listorna. Kontot är dock fortfarande öppet och fullt brukbart under denna period (en månad för alla). Om personen aktiveras under graceperioden, till exempel genom att man anknyter personen, en ny anställningsperiod påbörjas eller dylikt, så visas personen återigen i KIMKAT. Ingen ändring sker vad gäller KI-ID, lösenord, e-postadress med mera. Därmed krävs inte heller några fler åtgärder, utan personen fortsätter att ha tillgång till kontot som förut.

Limbo

När limbo påbörjas låses kontot och blir därmed obrukbart för användaren. Kontouppgifter såsom KI-ID och e-postadress behålls dock och inga e-postmeddelanden raderas (detta gäller i ett år för alla). Under "limboåret" kan man ha ett autosvar som hänvisar personer som skickar e-post till denna inaktiva adress till en ny e-postadress. Däremot kan man inte vidarebefordra inkommande e-post till en annan adress. Om personen aktiveras under limboperioden förblir KI-ID och e-postadress samma som förut, och all e-post som fanns kvar på kontot när det stängdes finns kvar.

Kontostatus

Aktiva konton gäller de som är anställda, FO-studenter eller anknutna. För personer som har avslutat sin anställning/anknytning gäller följande:

  • Grace - 31 dagar efter att anställning/anknytning upphört, FO-studier har avslutats. Kontot är öppet och fullt brukbart.
  • Limbo - 1 år efter att Grace-perioden är slut. Kontot låst, annars ingen åtgärd (ingen rensning av e-post eller dylikt).
  • Karantän - KI-ID samt e-postadress sätts i karantän efter att Limbo-perioden är slut. E-post rensas.

Därutöver finns status "framtida aktiv" när en person finns registrerad i KIMKAT och har fått konto, men där startdatumet för anställningen eller anknytningen inte har inträffat än. IT-faktura utgår bara för personer som är aktiva, det vill säga man kan förbereda genom att registrera personer på förhand utan att man behöver betala för dem innan de har påbörjat sin anställning/anknytning.

Dubbla konton i KIMKAT

Vi har haft flera fall då personer har fått dubbla konton i KIMKAT. Följande orsaker har hittats:

  • Personen har redan ett konto men det finns inget personnummer till kontot. KIMKAT kan därför inte synka ihop rätt konto/ID med personen och ett nytt konto skapas.
  • Personen hade inget svenskt personnummer när kontot skapades. När Primula/Ladok sedan uppdateras med svenskt personnummer, importeras personen som en ny person i KIMKAT. Ett nytt konto/dublett skapas då.
  • Fel personnummer finns i Primula/Ladok och importeras till KIMKAT. Ett konto med fel personnummer skapas. När Primula/Ladok rättas till så importeras personen som en ny person med korrekt personnummer. Ett nytt konto/dublett skapas.

När det har blivit dubletter kan ni själva inte rätta till det. Ni måste kontakta IT-supporten (tel. 08-524 822 22) som får reda ut vad som har hänt och hur man bäst kan rätta till det.

Vi rekommenderar därför att ni tänker på följande:

  • Avvakta i möjligaste mån med att skapa konton tills personen har fått ett svenskt personnummer och detta har kommit upp i KIMKAT.
  • Vet/tror ni att att personen redan har ett konto men detta konto inte dyker upp i KIMKAT - kontakta IT-support för att verifiera om kontot har rätt personnummer.
  • Har ett konto skapats med ett felaktigt personnummer eller ett tillfälligt ID/passnummer, och personen kommer in "på nytt" med ett korrekt, svenskt personnummer, ska ni inte skapa något nytt konto. Kontakta IT-supporten som kan lägga in rätt personnummer till kontot. Det dröjer ett litet tag innan informationen i KIMKAT synkroniseras. Personen behåller därefter sitt användar-ID (e-postkonto, lösenord med mera).