FAQ inköp och upphandling

This page in English

Här har vi samlat svar på vanliga frågor om offentlig upphandling så att du enkelt ska kunna hitta den information du söker.

Upphandling

Hur gör jag en direktupphandling?

Direktupphandling är tillåten om upphandlingens värde understiger 534 890 sek och ramavtal för behovet inte finns. Värdet utgörs av det sammanlagda värdet som upphandlas för samma typ av vara/tjänst under ett kalenderår men det totala värdet under kontraktstiden ska räknas samman. Direktupphandlingar över 100 000 SEK ska anmälas innan köp, för godkännande, av Inköp och upphandlingsenheten eftersom det är ett krav i LOU att dokumentation ska göras. Blankett för dokumentation finns på Inköp och upphandlingsenhetens hemsida. Där finns även en checklista för direktupphandling. Efter att kolumner i Excel-filen för direktupphandling enligt beskrivningen har fyllts i skickas excelfilen till Inköp- och upphandlingsenhetens e-postadress inkopupphandling@ki.se.  Ärendet får ett ärendehanteringsnummer och efter genomgång tas beslut om processen kan slutföras eller om ytterligare information behövs innan ett beslut kan tas om direktupphandling.

Vad är en otillåten direkt upphandling?

Alla inköp som INTE görs i enlighet med LOU. Några exempel är följande; direkt upphandling som stiger tröskelvärdet. Uppdelning av inköp över tid som sammanlagt överstiger tröskelvärdet. Uppdelning av inköp mellan verksamheter som sammanlagt överstiger tröskelvärdet. Direktupphandling trots befintligt ramavtal.

Vem kan jag kontakta för att veta exakt hur mycket andra institutioner spenderat på samma vara för att vara säker på att jag inte gör en otillåten direktupphandling?

På enheten har vi controllers samt även statistik och när du ska göra en direkt upphandling är det viktigt att kontakta enheten för att få information om hur mycket KI spenderat för att sedan kunna godkänna så inte det överskridit maxbeloppet för direktupphandling. Kontakta enheten på inkopupphandling@ki.se.

Jag vill köpa en tjänst från ett företag är mycket billigare är det ramavtal som KI har. Kan jag då ignorera ramavtalet och välja den leverantören jag hittade själv?

Nej, det går inte då det blir en otillåten direktupphandling i och med att det redan finns ett ramavtal.

Jag har hittat en tjänst som jag är intresserad utav och har hittat 5 olika leverantörer som har möjlighet att göra denna tjänst. Är det okej att jag tar emot anbud från dem?

Det här kan vara ok om kostnaden är låg OCH man kollat med inköp och upphandlingsenheten så att det inte finns fler som handlar så att totala kostnaden på KI överstiger direktupphandlingsvärdet. Lägg in ett värde här så vet man vad som är lämpligt.

Är ramavtalen avtalade för företagen eller varor och tjänster?

Ramavtalen är specifikt avtalade för vissa varor och tjänster. Det betyder bara för ett företag är avtalat betyder inte det att det innefattar allt som det företaget säljer. Därför är det viktigt att du ramavtalen.

Hur kan jag som medarbetare på institutionen ge förslag på företag som vi frekvent använder men inte är upphandlade?

Statistik på inköp tas ut för att se vilka typ av varor och tjänster de flesta använder sig av och försöker därmed skapa ramavtal. Sen är det viktigt att poängtera att vi som upphandlare kan aldrig tvinga något företag att gå med i ett ramavtal om de företaget inte själv kommit med ett anbud. Vi tar gärna emot tips och förslag så vi kan informera dessa företag om annonser som kommer att komma.  Vänligen skicka dessa förslag till inkopupphandling@ki.se.

Var kan jag hitta mer information om hur man ställer miljökrav en upphandling?

Se Miljöstyrningsrådets hemsida.

Resor

Kan man köpa aralanda express biljett via resebyrån?

Nej, ännu finns inte den möjligheten.

Kan jag boka hotell utomlands via resebyrån?

Resebyrån har samlade tjänster, och har även till viss mån möjlighet att boka hotel utomlands. Därför kan man alltid börja med att fråga dem om hotell.

Kan jag boka flygtaxi genom resebyrån?

Ja, alla KI’s ramavtalspriser och de statliga ramavtalspriserna finns lagrade hos resebyrån

Hur gör jag om jag ska beställa taxi åt en annan person? Hur gör jag om jag ska boka en flygbiljett åt en annan person?

Man kan beställa taxiresa åt andra som inte har någon profil. Man anger sin referens som man angav när man ansökte reseprofil, vart bekräftelsen ska skickas, namn till resenären samt ett telefonnummer till resenären ifall taxibolaget behöver få tag i resenären.

Konferenser/ anläggningar

Vad gör jag om den konferens anläggningen jag vill ha är inte med på ramavtalet?

Om det inte finns i ramavtalet kan man även kolla på avropa.se vilket är statens upphandlingssida. Där finns alla företag som är upphandlat med staten.

Catering

Vart hittar jag de olika catering firmorna som vi får använda oss av?

Först och främst kan man läsa de ramavtal som KI har. Där är de även rangordnade baserat på geografisk plats och vem man skall kontakta först.