Ekonomisystem

Karolinska Institutet använder sig av tre ekonomisystem, Unit4 Business World (UBW), Tendsign och VIS.

Unit4 Business World

Unit4 Business World, förkortad UBW, är KI:s affärssystem som används för ekonomiadministration som bokföring, betalningar, fakturering och rapportering. I UBW hanterar vi även E-handel, avtalsreskontran och kan lägga upp projekt med tidrapportering. Redovisningsenheten med systemgruppen förvaltar och ansvarar för utveckling, systemadministration, registerunderhåll, support och utbildning i UBW.

Log in UBW

När du trycker på knappen ”logga ut”, kan du få ett felmeddelande på skärmen. Ignorera detta felmeddelande eller uppdatera sidan. Vid frågor gällande UBW, hör av dig till ekonomisystem@ki.se. Systemförvaltare är Marith Wiedersheim-Paul.

Tendsign

KI:s inköps- och upphandlingsenhet använder Visma TendSign. Det är ett webbaserat projektverktyg för upphandlingar. Hela upphandlingen hanteras på ett och samma ställe. Det innebär:

  • skapa elektroniska förfrågningsunderlag
  • tidsplanering för hela processen
  • annonsering
  • inkommande frågor och svar samt eventuella kompletteringar
  • anbudsöppningar
  • utforma och distribuera tilldelningsbeslut.

Alla potentiella leverantörer kan på webben hämta, fylla i och besvara din förfrågan direkt i verktyget genom elektroniska formulär. Att lämna anbud i Visma TendSign är kostnadsfritt. När du registrerar dig får du tillgång till aktuella annonser och förfrågningsunderlag. Då kan du lämna ditt anbud elektroniskt men även bifoga filer och dokument.

Det finns ett antal fördelar med att lämna anbud i ett upphandlingssystem, bland annat:

  • det är aldrig någon tvekan om vilka frågor som ska besvaras
  • systemet reagerar om du missat att svara på något skall-krav
  • anbudet kan skickas fram till sista anbudsdagens sista timme
  • du går in via internet, och kan jobba varifrån du vill, alla uppgifter finns sparade
  • möjliga poäng och viktning kan visas för att göra det enkelt att avgöra resultatet.

Log in Tendsign

Tillfälligt gästkonto kan delas ut till KI-anställda. Inköp och Upphandling hanterar all administration i systemet. Vid frågor, kontakta Linnea Acaralp som administrerar systemet.

VIS

VIS står för Verksamhets Informations System. VIS är ett verktyg för uppföljning, analys och styrning av verksamheten. Systemet förvaltas direkt under UF/Strategisk planering och uppföljning.

Log in VIS

Om du har frågor kring VIS, kontakta IT-support. Systemförvaltare är Ulrica Lundin.

Kontakt

Vid frågor kan du vända dig till Ekonomiaveldningens systemgrupp via ekonomisystem@ki.se.

Systemgruppen:

Marith Wiedersheim-Paul Förvaltningsledare, Systemförvaltare
Jan-Erik Svensson Systemadministratör, Drift & Integrationer
Madeleine Hammar Systemadministratör, Support & Drift
Johanna Halldén Systemekonom, Ekonomiprocesser
Josefine Nordin Systemadministratör, Support & Drift
Olle Eriksson Ekonom, Ekonomiprocesser

Länkar