Ekonomiservice

Ekonomiservice erbjuder ekonomiadministrativa tjänster och kan stötta institutioner och andra avdelningar på Karolinska Institutet inom ekonomi. Enheten består av två grupper: Centralekonomer (CE) och Centralfakturahandläggare (CF).

Tjänster

  • Avtalsreskontra
  • Fakturahantering, leverantörsreskontra EFH
  • Inbetalningar
  • Intrastat
  • Kundfakturering
  • Leverantörsupplägg
  • Månadsavstämning
  • Påminnelsehantering
  • Support
  • Utbetalningar

 

Fakturor

Vi har möjlighet att ta emot fakturor via mail, de kan skickas till ki-fakturor@ki.se. För att en faktura ska godkännas krävs följande:

  • Fakturan ska inkomma som en bifogad fil och bestå av endast en faktura.
  • De format som kan hanteras är GIF, JPG, PDF och TIF. Wordfiler (.doc och .docx) kan inte hanteras.
  • Eventuella bilagor måste vara med i samma dokument som fakturan för att hänga ihop med fakturan i vårt ekonomisystem.
  • Det får inte stå ”Kopia” på fakturan.

Ekonomiservice uppdrag

MTC (C1)

Ekonomiservice utför dessa tjänster åt institutionen för Institutionen för mikrobiologi, tumör och cellbiologi:

  • EFH
  • Påminnselsehantering
  • Mail & support
  • Intrastat
  • Utbetalningar

Vid frågor vänligen kontakta

Ekonomiadministratör

Yunia Romero Carpio

Telefon: 08-524 867 81
Enhet: EA Servicekontor
E-post: yunia.romero.carpio@ki.se

Ekonomiadministratör

Monica Söderlund

Telefon: 08-524 867 80
Enhet: Universitetsförvaltningen (UF), UF
E-post: monica.soderlund@ki.se

MBB (C2)

Ekonomiservice utför dessa tjänster åt Institutionen för medicinsk biokemi och biofysik:

  • EFH
  • Påminnselsehantering
  • Mail & support
  • Intrastat
  • Utbetalningar
  • Fakturering

Vid frågor vänligen kontakta

Ekonomiadministratör

Pershin Sadeghian Saravi

Telefon: 08-524 865 22
Enhet: EA Servicekontor
E-post: pershin.sadeghian.saravi@ki.se

Ekonomiadministratör

Athanassios Papadopoulos

Telefon: 08-524 865 51
Enhet: Universitetsförvaltningen (UF), UF
E-post: athanassios.papadopoulos@ki.se

Ansvariga för fakturor

Ekonomiadministratör

Pershin Sadeghian Saravi

Telefon: 08-524 865 22
Enhet: EA Servicekontor
E-post: pershin.sadeghian.saravi@ki.se

Ekonomiadministratör

Yunia Romero Carpio

Telefon: 08-524 867 81
Enhet: EA Servicekontor
E-post: yunia.romero.carpio@ki.se

Neuro (C4)

Ekonomiservice utför dessa tjänster åt Institutionen för neurovetenskap:

  • EFH
  • Påminnselsehantering
  • Mail & support

Vid frågor vänligen kontakta

Ekonomiadministratör

Pershin Sadeghian Saravi

Telefon: 08-524 865 22
Enhet: EA Servicekontor
E-post: pershin.sadeghian.saravi@ki.se

Ekonomiadministratör

Karin Vennström

Enhet: EA Servicekontor
E-post: karin.vennstrom@ki.se

CMB (C5)

Ekonomiservice utför dessa tjänster åt Institutionen för cell- och molekylärbiologi:

  • EFH
  • Påminnselsehantering
  • Mail & support

Vid frågor vänligen kontakta

Ekonomiadministratör

Karin Vennström

Enhet: EA Servicekontor
E-post: karin.vennstrom@ki.se

Ekonomiadministratör

James Bangura

Telefon: 08-524 870 86
Enhet: EA Servicekontor
E-post: James.Bangura@ki.se

MEB (C8)

Ekonomiservice utför dessa tjänster åt Institutionen för medicinsk epidemiologi och biostatistik:

  • EFH
  • Påminnselsehantering
  • Mail & support

Vid frågor vänligen kontakta

Ekonomiadministratör

Monica Söderlund

Telefon: 08-524 867 80
Enhet: Universitetsförvaltningen (UF), UF
E-post: monica.soderlund@ki.se

Ekonomiadministratör

Yunia Romero Carpio

Telefon: 08-524 867 81
Enhet: EA Servicekontor
E-post: yunia.romero.carpio@ki.se

KI SÖS (S1)

Ekonomiservice utför dessa tjänster åt Institutionen för klinisk forskning och utbildning, Södersjukhuset:

  • EFH
  • Påminnselsehantering
  • Mail & support
  • Intrastat
  • Inbetalningar
  • Utbetalningar
  • Fakturering
  • Månadsavstämning

Vid frågor vänligen kontakta

Ekonomiadministratör

Pershin Sadeghian Saravi

Telefon: 08-524 865 22
Enhet: EA Servicekontor
E-post: pershin.sadeghian.saravi@ki.se

Ekonomiadministratör

James Bangura

Telefon: 08-524 870 86
Enhet: EA Servicekontor
E-post: James.Bangura@ki.se

KI DS (D1)

Ekonomiservice utför dessa tjänster åt institutionen

  • EFH
  • Påminnselsehantering
  • Mail & support
  • Intrastat
  • Inbetalningar
  • Utbetalningar
  • Fakturering
  • Månadsavstämning
  • Avtalsreskontra

Vid frågor vänligen kontakta

Ekonomiadministratör

Johan Häggström

Telefon: 08-524 873 03
Enhet: EA Servicekontor
E-post: johan.haggstrom@ki.se

Ekonomiadministratör

Athanassios Papadopoulos

Telefon: 08-524 865 51
Enhet: Universitetsförvaltningen (UF), UF
E-post: athanassios.papadopoulos@ki.se

MedS (K2)

Ekonomiservice utför dessa tjänster åt Institutionen för medicin, Solna:

  • EFH
  • Påminnselsehantering
  • Mail & support
  • Intrastat

Vid frågor vänligen kontakta

Ekonomiadministratör

Johan Häggström

Telefon: 08-524 873 03
Enhet: EA Servicekontor
E-post: johan.haggstrom@ki.se

Ekonomiadministratör

James Bangura

Telefon: 08-524 870 86
Enhet: EA Servicekontor
E-post: James.Bangura@ki.se

NVS (H1)

Ekonomiservice utför dessa tjänster åt Institutionen för neurobiologi, vårdvetenskap och samhälle:

  • EFH
  • Påminnselsehantering
  • Mail & support
  • Intrastat

Vid frågor vänligen kontakta

Ekonomiadministratör

Pershin Sadeghian Saravi

Telefon: 08-524 865 22
Enhet: EA Servicekontor
E-post: pershin.sadeghian.saravi@ki.se

Ekonomiadministratör

Monica Söderlund

Telefon: 08-524 867 80
Enhet: Universitetsförvaltningen (UF), UF
E-post: monica.soderlund@ki.se

KBH (K6)

Ekonomiservice utför dessa tjänster åt Institutionen för kvinnor och barns hälsa:

  • EFH
  • Påminnselsehantering
  • Mail & support
  • Intrastat
  • Utbetalningar

Vid frågor vänligen kontakta

Ekonomiadministratör

Monica Söderlund

Telefon: 08-524 867 80
Enhet: Universitetsförvaltningen (UF), UF
E-post: monica.soderlund@ki.se

Ekonomiadministratör

Yunia Romero Carpio

Telefon: 08-524 867 81
Enhet: EA Servicekontor
E-post: yunia.romero.carpio@ki.se

KIB/Bildmakarna & Videoproduktion (CB)

  • EFH
  • Påminnselsehantering
  • Mail & support
  • Intrastat
  • Fakturering

Vid frågor vänligen kontakta

Ekonomiadministratör

Yunia Romero Carpio

Telefon: 08-524 867 81
Enhet: EA Servicekontor
E-post: yunia.romero.carpio@ki.se

Ekonomiadministratör

Karin Vennström

Enhet: EA Servicekontor
E-post: karin.vennstrom@ki.se

Ansvariga för fakturering inkl. Bildmakarna och Videoproduktion

Ekonomiadministratör

Athanassios Papadopoulos

Telefon: 08-524 865 51
Enhet: Universitetsförvaltningen (UF), UF
E-post: athanassios.papadopoulos@ki.se

[contact-card.monsod]

Ekonomiadministratör

Pershin Sadeghian Saravi

Telefon: 08-524 865 22
Enhet: EA Servicekontor
E-post: pershin.sadeghian.saravi@ki.se

MWLC, Hong Kong (LC)

Ekonomiservice utför dessa tjänster åt Ming Wai Lau Centre for Reparative Medicine, Hong Kong:

  • EFH
  • Påminnselsehantering
  • Mail & support
  • Intrastat
  • Inbetalningar
  • Utbetalningar
  • Fakturering
  • Månadsavstämning

Vid frågor vänligen kontakta

Ekonomiadministratör

Johan Häggström

Telefon: 08-524 873 03
Enhet: EA Servicekontor
E-post: johan.haggstrom@ki.se

Ekonomiadministratör

Pershin Sadeghian Saravi

Telefon: 08-524 865 22
Enhet: EA Servicekontor
E-post: pershin.sadeghian.saravi@ki.se

Universitetsförvaltningen (UF)

Ekonomiservice utför dessa tjänster åt institutionen

  • EFH
  • Påminnselsehantering
  • Mail & support
  • Intrastat
  • Inbetalningar
  • Utbetalningar
  • Månadsavstämning

Vid frågor vänligen kontakta

Ekonomiadministratör

Johan Häggström

Telefon: 08-524 873 03
Enhet: EA Servicekontor
E-post: johan.haggstrom@ki.se

Ekonomiadministratör

Athanassios Papadopoulos

Telefon: 08-524 865 51
Enhet: Universitetsförvaltningen (UF), UF
E-post: athanassios.papadopoulos@ki.se

Fastighetsavdelningen (UI)

Ekonomiservice utför dessa tjänster åt institutionen

  • EFH
  • Påminnselsehantering
  • Mail & support
  • Intrastat
  • Inbetalningar

Vid frågor vänligen kontakta

Ekonomiadministratör

Pershin Sadeghian Saravi

Telefon: 08-524 865 22
Enhet: EA Servicekontor
E-post: pershin.sadeghian.saravi@ki.se

Ekonomiadministratör

Athanassios Papadopoulos

Telefon: 08-524 865 51
Enhet: Universitetsförvaltningen (UF), UF
E-post: athanassios.papadopoulos@ki.se

Universitetsgemensamt/Universitetsledning (UG/UL)

Ekonomiservice utför dessa tjänster åt institutionen

  • EFH
  • Påminnselsehantering
  • Mail & support
  • Intrastat
  • Inbetalningar
  • Utbetalningar
  • Månadsavstämning

Vid frågor vänligen kontakta

Ekonomiadministratör

Yunia Romero Carpio

Telefon: 08-524 867 81
Enhet: EA Servicekontor
E-post: yunia.romero.carpio@ki.se

Ekonomiadministratör

Karin Vennström

Enhet: EA Servicekontor
E-post: karin.vennstrom@ki.se

Universitetsstyrelserna (US)

Ekonomiservice utför dessa tjänster åt institutionen

  • EFH
  • Påminnselsehantering
  • Mail & support
  • Intrastat
  • Inbetalningar
  • Utbetalningar
  • Månadsavstämning
  • Avtalsreskontra

Vid frågor vänligen kontakta

Ekonomiadministratör

Yunia Romero Carpio

Telefon: 08-524 867 81
Enhet: EA Servicekontor
E-post: yunia.romero.carpio@ki.se

Ekonomiadministratör

James Bangura

Telefon: 08-524 870 86
Enhet: EA Servicekontor
E-post: James.Bangura@ki.se

Uppdragsutbildningen (UU)

Ekonomiservice utför dessa tjänster åt institutionen

  • Inbetalningar
  • Fakturering
  • Avtalsreskontra

Vid frågor vänligen kontakta

Ekonomiadministratör

Johan Häggström

Telefon: 08-524 873 03
Enhet: EA Servicekontor
E-post: johan.haggstrom@ki.se

Ekonomiadministratör

James Bangura

Telefon: 08-524 870 86
Enhet: EA Servicekontor
E-post: James.Bangura@ki.se

FAQ ekonomiservice

Vad ska en faktura innehålla?

  • Att fakturan är ställd till Karolinska Institutet.
  • En fullständig och aktiv ZZ-referens enligt formatet ZZIIAAAAAA där ZZ är ett fast prefix, II är en institutionsbeteckning och AAAAAA är ett personligt KI-ID.
  • 30 dagars betalningsvillkor då Karolinska Institutet är en statlig myndighet.

Hur ska jag skicka in min faktura?

Samtliga fakturor ska skannas in och skickas till ki-fakturor@ki.se. Fakturorna vidarebefordras automatiskt till Opus för skanning. Det går också bra att hänvisa leverantörer att skicka fakturor till denna adress.

För att fakturorna ska bli inskannade krävs följande:

  • att fakturor inkommer som bifogade filer, en faktura per fil men det går bra med flera filer i samma mail.
  • Format som kan hanteras är GIF, JPG, PDF och TIF. Wordfiler (.doc och .docx) kommer inte att bli skannade.
  • Eventuella bilagor måste vara med i samma dokument som fakturan för att skannas med fakturan.
  • Det får inte stå ”Kopia” på fakturan.

Hur ändrar jag projekt vid flera institutionsbehörigheter?

Användare X är anknuten till två olika institutioner, institutionerna A1 och Ö2. Användare X får en faktura med sin ZZ(A1) referens, vilket betyder att fakturan hamnar på institution A1. Användare X vill att betalningen ska gå på institution Ö2. Här ska man inte avvisa fakturan för att be oss att ändra institution. Man ska istället välja projekt med institutionsbehörighet Ö2, därefter "konto" och sedan godkänna. Projektet styr institutionsbehörighet och i bokföringen ändras det från A1 till Ö2.

Vad får man avvisa?

Man ska endast avvisa vid makulering av felaktig faktura, det vill säga en faktura som inte är ställd till Karolinska Institutet. Har man frågor kring sin faktura ska man vända sig till sina institutionsekonomer.

Behöver man begära en kredit vid felaktig faktura?

Får man en felaktig faktura ska man kontakta leverantören och begära en kredit. Parkera fakturan och ange kommentar. När kredit kommer, välj projekt, därefter "konto" och godkänn. Detsamma gäller debetfakturan.

Obs! Ange kommentar på båda fakturor så att ekonomerna kan koppla ihop båda fakturorna. Till exempel på debetfakturan kan du skriva: Tillhör kredit med nummer 123456. På kredit fakturan skriver du: Tillhör debet med nummer 78910.

Exempel på mailfaktura

En mailfaktura skickas till ki-fakturor@ki.se före 11.00 tisdagen den 2:a. Faktura kommer att synas i det elektronisk fakturahanteringsystemet efter 08.00 nästa dag. Mailfaktura som skickas 13:00 onsdagen den 3:e kommer att synas i systemet fredagen den 5:e efter 08.00. För att fakturan ska synas i systemet nästa dag, måste alltså fakturan vara inskickad innan klockan 11.00.

Medarbetare

James BanguraEkonomiadministratör
Åsa BjörckEnhetschef
Stephanie Eriksson (Föräldraledig)Ekonomiadministratör
Eija FredinEkonomiadministratör
Johan HäggströmEkonomiadministratör
Zulfira Kurbanova (Föräldraledig)Ekonomiadministratör
Karolina PalmgrenSystemadministratör
Athanassios PapadopoulosEkonomiadministratör
Yunia Romero CarpioEkonomiadministratör
Pershin Sadeghian SaraviEkonomiadministratör
Monica SöderlundEkonomiadministratör
Karin VennströmEkonomiadministratör
Hania Zahra (föräldraledig)Ekonomiadministratör

Kontakt

Centralekonomer: ekonomiservice@ki.se

Centralfaktura: ekonomisystem@ki.se

Enhetschef

Åsa Björck

Telefon: 08-524 867 82
Enhet: EA Servicekontor
E-post: Asa.Bjorck@ki.se

Länkar

Administration