E-handel - UBW Inköp

This page in English

Det bästa sättet att göra ett inköp är via KI:s e-handel. Då det även finns produkter som inte ingår i KI:s avtal, måste du, på samma sätt som när du gör inköp utanför UBW Inköp, vara uppmärksam på att produkten är godkänd enligt avtal.

Logga in på UBW Inköp

Varför använda e-handeln?

E-handel innebär att hela inköpsprocessen (beställning, varumottagning och fakturering) sker elektroniskt, vilket har en rad fördelar:

  • Du kan köpa produkter av flera leverantörer i samma beställning
  • Bättre kontroll över era inköp, samt enklare uppföljning och redovisning
  • Tiden från att en faktura skickas till att den betalas förkortas i snitt med 15 dagar tack vare e-faktura
  • Lättare att följa reglerna för statliga inköp, som till exempel attest innan köp

Vilka produkter finns i UBW Inköp?

  • Produkter som är avtalade
  • Kontraktslösa produkter, som inte ingår i något avtal, men som är tillåtna att beställas
  • Produkter som inte får beställas

Det betyder att du måste vara noga när du beställer i e-handeln för att inte göra en otillåten direktupphandling, precis som när du beställer utanför KI:s inköpssystem.

Så ser du om produkter ingår i KI:s ramavtal

Karolinska Institutets pris visas i grönt.

Visas ett genomstrukit listpris som är högre än KI:s gröna pris:

  • Produkten är avtalad. Du kan fortsätta med beställningen.

Är det genomstrukna listpriset och det gröna KI-priset lika ingår produkten inte i våra ramavtal eller är avtalad hos en annan leverantör.

  • Titta i KI:s avtalskatalog om produkten är avtalad hos en annan leverantör. Beställ i så fall produkten hos den avtalade leverantören.
  • Om produkten inte ingår hos en annan leverantör, kan du göra en direktupphandling. När du beställer produkten behöver du följa reglerna för direktupphandling.

Är du osäker om du får beställa en produkt som finns i e-handeln, fråga inköpssamordnaren på din institution eller oss på Inköpsenheten.

Exempel på produkter i e-handeln

Några exempel på produkter som du kan köpa via KI:s e-handel:

  • Reagenser, handskar, antikroppar och kemikalie-produkter
  • Kopieringspapper
  • SF biljetter
  • Pappersservetter, dukar, diskmedel mm.
  • En del mindre instrument

Datorer och annan IT-utrustning kan du beställa via IT-avdelningens portal Wisum.

Behörighet

För att få behörighet till e-handeln, kontakta inköpssamordnaren på din institution. Om du redan har tillgång till UBW kan du också ansöka om behörighet via formuläret ”Behörighet” i UBW.

Även om du inte är behörig beställa kan du sammanställa en lista med produkter som du sedan kan skicka till din inköpssamordnare.

Support

Vänd dig i första hand till inköpssamordnaren på din institution. Behöver du hjälp med systemet eller har frågor angående fakturor kan du vända dig till ekonomisystem@ki.se. För frågor relaterade till produktutbudet eller inköpsrelaterade frågor vänligen kontakta  inkopupphandling@ki.se.

Länkar