E-handel

This page in English

Enlig regeringens förordning ska Karolinska Institutet som statlig myndighet göra beställningar elektroniskt. Syftet är att sänka myndighetens kostnader, effektivisera inköpsprocesserna samt öka kvaliteten och avtalstroheten av myndighetens inköp.

Detta medför på sikt att vi får kontroll över våra inköp och kan göra effektiva uppföljningar, som i sin tur ger underlag för bättre avtal. Det innebär också en säkerhet för beställaren att attest sker före köp, vilket också är ett krav från Riksrevisionen.

Beställningsflöde e-handel

E-handel innebär att hela inköpsprocessen (beställning, varumottagning och fakturering) sker elektroniskt och att information om priser och avtalade produkter finns lätt tillgängligt i systemet.

Vid beställning skapas en inköpsorder som godkänns och konteras innan den skickas till leverantören. När varan/tjänsten levererats görs ett varumottag i systemet. Fakturan matchas mot din inköpsorder och registrerat varumottag. Om uppgifterna på fakturan stämmer går den direkt för betalning.

I de fall där order och faktura inte stämmer (belopp eller antal), går fakturan för kontroll till Ekonomiavdelningen. På så sätt säkerställs korrekta och avtalade priser.

Fokusområden 2017

De flesta inköp på KI sker fortfarande utanför e-handeln. Fokus ligger därför på att fler inköp sker enligt regeringens förordning och att införa fler funktioner som underlättar inköpen via e-handeln. Vi fortsätter arbetet med att ansluta nya leverantörer och utöka utbudet i e-handeln. Detta bygger på att vi har en bra och kontinuerlig kontakt med avtalsleverantörerna.

Manual leverantörsfakturor UBW

Nedan följer bilder på hur inloggningen till webben ser ut i UBW samt korta instruktioner på hur du hanterar dina uppgifter.

1. Detta är första fönstret du kommer till efter att du har loggat in.

Manual UBW

2. Till vänster ligger huvudmenyn. Där kan du navigera dig vidare till bl.a. inköp, forskarwebben och rapporter. Klicka på t.ex. inköp för att få fler val.

Manual UBW

3. I den övre menyraden kan du klicka dig vidare till t.ex. dina favoriter, meddelanden och samarbeten.

Manual UBW

4. Det är även genom den övre menyraden som du kommer till de uppgifter du har att hantera. När du har uppgifter att hantera får du en siffra bredvid bocken, klicka på bocken för att få fram uppgifterna. Välj i listan för att komma vidare.

Manual UBW

5. Om du ska godkänna eller attestera en faktura är det denna bild du kommer till. Scrolla ner på sidan för att se fler detaljer.

Manual UBW

6. När du har scrollat ner kan du hantera fakturan precis som vanligt.

Manual UBW

7. För att logga ut ur UBW klickar du på ditt KI-Id och logga ut

Manual UBW

Behörighet e-handel

För att få behörighet att beställa i e-handeln, ska din administrativa chef skicka en behörighetsblankett till ekonomisystem.

Support

Vänd dig i första hand till inköpssamordnaren på din institution. Du kan också maila till ekonomisystem@ki.se eller inkopupphandling@ki.se.

Länkar