Digitala kundfakturor från 1 december

Publicerat 2017-10-13 14:10. Uppdaterat 2017-11-08 15:57
Flödesschema kundfakturor efter 1 december 2017.

Från den första december kommer KI erbjuda alla kunder att ta emot fakturor digitalt. Detta är ett steg i KI:s miljöarbete samtidigt som den nya processen mer tids- och kostnadseffektivt för både institutionsekonomer och KI i stort.

För ekonomer på institutioner och inom Universitetsförvaltningen innebär detta att processen kortas ner. Själva utskicket av fakturorna, via Svefaktura, pdf, eller posten, kommer framöver skötas av vår leverantör Opus Capita.

Istället för att själva skriva ut, vika, och posta fakturorna skickar UBW efter processen SO13 alla fakturorna till Opus Capita. Detta sker en gång per dygn.

Bilagor bara för Svefaktura

I och med den nya processen kommer bilagor bara kunna skickas till kunder som har anslutit sig till Svefaktura.

− Syftet med projektet är att minska mängden papper som skickas ut från KI. Vi kommer att bearbeta våra kunder, så att så många som möjligt ansluter sig till Svefaktura, säger Cecilia Modig, redovisningschef på KI.

Vi har sammanfattat hela processen för kundfakturering på Medarbetarportalen.

Projektet Digitalisering av kundfakturan

Detta är det första steget i projektet Digitalisering av kundfakturorna som består av två faser:

  1. Digitalisering av utskick av kundfakturorna.
  2. OCR nummer och ett nytt bankgiro för hela KI. Via OCR-numret kopplas betalningar automatiskt till respektive faktura.

Vad behöver du som institutionsekonom göra?

Ekonomiavdelningen på Universitetsförvaltningen ansvarar för kommunikation till KI:s befintliga kunder angående bilagor, OCR och det nya bankgirot. Vi återkommer med mer information även till ekonomer på institutionerna och inom UF.

Vill du lägga upp en ny kund ber vi dig att:

  • Fråga om kunden har möjlighet att ansluta sig till Svefaktura.
  • Om Svefaktura inte fungerar behöver vi e-postadressen som vi ska skicka pdf-fakturan till.
  • För att lägga upp en ny kund, fyll i och skicka blanketten Kundupplägg. Du hittar blanketten i UBW Web under "Formulär", "Kundupplägg".

Länkar

Administration