Checklista för mottagande

This page in English

Här hittar du checklista för administration vid mottagande av internationell personal. 

Inför ankomst

Arbets- och uppehållstillstånd eller visum

EU-medborgare har rätt att arbeta, studera eller bo i Sverige utan arbets- och uppehållstillstånd.

De allra flesta som är medborgare i ett land utanför EU behöver ett arbets- och/eller uppehållstillstånd för att ha rätt att vistas och arbeta här. Personen ska ansöka om och ha fått sitt tillstånd samt uppehållstillståndskortet (UT-kortet) innan han eller hon reser till Sverige. Personer som inte behöver visum för att resa till Sverige kan skaffa UT-kortet (lämna fingeravtryck och bli fotograferad) i Sverige. Se Om uppehållstillstånd och visum.

När FoU praktikanter blir antagna till forskarutbildning och söker uppehållstillstånd för studier, kan de drabbas av Migrationsverkets nya praxis gällande statusbyte, se Ny praxis vid statusbyte.

För vistelse som varar kortare tid än tre månader behöver medborgare i vissa länder ha visum. Länder vars medborgare behöver visum för att vara i Sverige kortare tid än tre månader.

SINK eller samordningsnummer

Om personen ska arbeta kortare än sex månader kan du ansöka om SINK-skatt (använd SINK blankett SKV 4350) och besökaren får ett samordningsnummer se Översikt samordnings- och personnummer

För stipendiater som inte ska folkbokföra sig kan du rekvirera ett samordningsnummer. Personen blir inte skatteregistrerad i Sverige.

Försäkring

Påminn besökare från EU-länder att ta det europeiska försäkringskortet med sig. 

Kolla i försäkringslathunden om KI har en samlingsförsäkring som gäller eller om du ska teckna en enskild försäkring hos Kammarkollegiet, se Försäkringar.

Relocation och introduktion

Bostad

KI Housing hyr ut omkring 300 möblerade rum och lägenheter i olika delar av Stockholm till studenter och utländska gästforskare vid Karolinska Institutet. Studenter och forskare söker själva, men behöver bifoga inbjudan från institutionen. KI Housing kan inte hjälpa alla, men se information de har sammanställt för dem som söker boende på egen hand. 

Förskola och skola

Information till inresande familjer finns på Family sidan. 

Introduktion

Maila ut introduktionspaketet, kolla datum för introduktionsdagar vid KI och planera för introduktion på institutionen.

Ramavtal

KI har upphandlat relocation tjänster och har ramavtal med Alfa Quality Moving fr o m 1 september 2016. De erbjuder paketlösningar, t ex ”inför ankomst till Sverige”, ”vid ankomst och under vistelse i Sverige” och de kan hjälpa till med allt från ansökan till Migrationsverket, Skatteverket, Försäkringskassan, skola till barnen mm. Det är upp till varje institution/avdelning att ta beslut i vad de vill erbjuda nyanställda forskare. Viktigt att speca vad ni beställer. Se Relocationtjänster i avtalskatalogen.

Vid ankomst

Kontrollera och anmäla

Du som arbetsgivare ska kontrollera en persons rätt att vara och arbeta i Sverige innan du anställer personen, se Migrationsverket. Vid registrering av anställning i Primula kan bevakning av uppehållstillstånd läggas in. Se Migrationsverket: Allmänna råd om kontroll av rätt att vistas och arbeta i Sverige.

Du som arbetsgivare ska meddela Skatteverket när du anställer en tredjelandsmedborgare (en person som är medborgare i ett annat land än EU-land, EES-land eller Schweiz). Rapporteringen ska göras senast den tolfte i månaden efter den kalendermånad då anställningen påbörjats. Se Skatteverket: anställning av tredjelandsmedborgare.

Personnummer och id-kort

Person- eller samordningsnummer krävs för att kunna registrera en person i Primula. Personen ska omedelbart folkbokföra sig hos Skatteverket (personligt besök) om vistelsen i Sverige planeras bli längre än ett år för att få svenskt personnummer. Viktigt att meddela löneenheten så fort man får nytt person- eller samordningsnummer. 
Id-kort kan beställas hos Skatteverket. 

Stipendiater

Gå igenom stipendiatens rättigheter och skyldigheter tillsammans med stipendiaten samt uppförandekod. Postdoktorer ska ha anknytningsbeslut och registrering som postdoktor i KIMKAT/motsvarande och individuell studieplan/forskningsplan över metoder som ska studeras. Se Anknuten och stipendiat.

Stipendiefinansierade doktorander, som är antagna vid ett svenskt statligt universitet, täcks av en försäkring när doktorandens stipendier upphör på grund av sjukdom eller föräldraledighet. Det är en obligatorisk gruppförsäkring som administreras av HR avdelningen, men betalas av institutionen årsvis. Se Försäkringar.

Skattebeslut

Anställda som vistas i Sverige mellan 6-12 månader och som inte kan folkbokföra sig ska fylla i ansökan om preliminär skatt (a-skattesedel) på blankett SKV 4402. 

Ansökan om skattelättnad (forskarskatt) ska skickas till Forskarskattenämnden senast tre månader efter påbörjat arbete och flytt till Sverige. Arbetstagaren får inte vara svensk medborgare och får inte heller ha bott eller vistats stadigvarande i Sverige någon gång under de fem kalenderår som föregått det år då arbetet påbörjas. För att tillhöra kategorin expert/specialist eller forskare krävs att personen i fråga har hög kompetens eller särskild inriktning t ex andra postdoc period eller mer senior. Mer information och ansökan på Forskarskattenämndens hemsida. 

Bankkonto

Flera banker kräver svenskt id-kort för att öppna konto, se Banking. Karolinska Institutet har Swedbank som bank för sina löneutbetalningar, se Lön.

Försäkringskassan

Den nya medarbetaren ska skicka in blankett "5456 Information for registration" till Försäkringskassan så att Försäkringskassan kan utredan om personen kan omfattas av den svenska socialförsäkringen och kunna få ersättning, intyg eller EU kort.

Kurser i svenska

Antagna doktorander och FoU praktikanter vid KI erbjuds en gratis kurs i svenska hos BBi Communication. Kurserna är öppna för alla medarbetare vid KI och kan betalas av institution eller privat. Mer information om kurser i svenska. KI har ramavtal med tre kursgivare, se avtalskatalogen.

Under vistelsen

Vid förlängning

Kontrollera att personen har giltigt arbets- och/eller uppehållstillstånd eller kvitto på att ansökan om förlängning har registrerats hos Migrationsverket, när du skriver ett nytt anställningsavtal, se Migrationsverket: Allmänna råd om kontroll av rätt att vistas och arbeta i Sverige.

Inför avresa

Påminn om att meddela Skatteverket om utflyttning, se Notification Moving abroad.

Vid frågor om formulär om sociala förmåner när man flyttar inom EU, kan du hänvisa till Your Europe.

Kontakt

Koordinerar mottagande för Forskarassistenter, Forskare, Lektorer och Professorer:

HR-konsult

Maria Morin

Telefon: 08-524 866 81
Enhet: Kompetensförsörjningsenheten
E-post: maria.morin@ki.se

Rådgivning och service till medarbetare och institutioner:

Handläggare

Ulla Tunkara

Telefon: 08-524 860 81
Enhet: Kompetensförsörjningsenheten
E-post: Ulla.Tunkara@ki.se

Administration