Bokslut

Redovisningsenheten på Karolinska Institutet sammanställer KI:s redovisning samt rapporterar varje månad in KI:s bokslut till Ekonomistyrningsverket. Inför detta förväntas institutionerna varje månad sammanställa ett månadsbokslut för den egna institutionen.

Tidsplan delårsbokslut 2017

Maj - juni: Genomgång av projekten/projektuppföljning

Institutionen tar ut rapporten ”Underfinansierade projekt” i Agresso.

  • Stämmer rapporterna Fråga Intäkt (Brutto) samt Fråga Intäkt (Transfereringar)? Differenser är inte tillåtna i dessa rapporter till del- eller helår!
  • Säkerställ att avtal finns och är inskannat?
  • Har vi fakturerat enligt kontrakt alternativt rekvirerat allt? 
  • Är kostnader (löner, drift) fördelade till rätt projekt? Är det fler frågor att ställa sig?

Projekt med underskott där det finns ett giltigt avtal för finansiering av underskottet skall bokas upp mot konto 1632/1672 (Fordran kontraktshavare). Bokningarna ska verifieras med giltigt kontrakt i Avtalsreskontran. Underlag för periodisering hämtas i rapporten ”Periodiseringsunderlag underskott”. Se vidare i punkt ”Bokning underfinansierade projekt” längre ner i tidplanen.

Ansvarig: Institutionen

15 juni: Utbetalningar från valutakonton

Sista datum att lämna in underlag till EA för utbetalning från valutakonton.

Ansvarig: UF

23 juni: Statlig fakturering/rekvirering, stoppdatum

All fakturering/rekvirering till andra statliga myndigheter enligt ESV:s allmänna råd ska före den 15 juni.

Ansvarig: Institutionen

22 juni (eller snarast då underlag finns): Fakturera det som avser perioden tom 201706 – rätt intäkt på rätt period

Gå igenom era intäkter och skicka fakturor så att rätt intäkt hamnar på rätt period. Om ni inte hinner ställa ut en faktura - då måste intäkten bokas upp som en upplupen intäkt/ periodisering. När intäkten kommit er tillhanda ska uppbokningen vändas.

Ansvarig: Institutionen

30 juni: Aktivera pågående anläggningar

Aktivera pågående saldo från med konto 1274? (K) beroende på anläggningens livslängd och konto 1291 (D). Ev fakturor som inkommer fram till brytdagsuppbokning och konteras på 1291 kommer tillfälligt att läggas på ett pågående konto för att vändas i period 201707.

Konto 1291 ska vara noll till del-och helårsbokslut.

Ansvarig: Institutionen

4 juli: Brytdag 4 juli - ESV beslutar brytdag den andra vardagen i juli

Så här fungerar brytdagsrutinen

Fakturor som skannas och läses in i Agresso EFH t o m 4 juli belastar period juni.

De fakturor som ligger i godkännasteget vid brytdagsuppbokningen bokförs på konto och projekt för brytdagsfakturor. Institutionen bokar om fakturor överstigande 50 tkr till korrekt konto och projekt.

De fakturor som ligger i atteststeget bokas på det konto och projekt som godkännasteget bokat.

Rätt kostnad på rätt period - periodisera

Bokning av brytdagsfakturorna (de fakturor som ligger i EFH) bokas av redovisningsenheten den 5 juli klockan 12. Bekräftelse på bokning skickas från EA. Institution ser över de brytdagsfakturor som överstiger periodiseringsbeloppet 50 tkr och utför eventuella ombokningar på korrekt konto och projekt. Bokningarna ska göras senast den 6 juli.

I samband med detta ska ni även gå igenom och fundera kring om ni saknar någon kostnad överstigande 50 tkr på något projekt. Denna ska då bokas upp som upplupen kostnad d.v.s. periodiseras.

Reversering i juli

Institution reverserar sin bokning i juli och EA reverserar sin.

Balanskontobilaga

Institution gör balanskontobilagorna för brytdagsbokningen. EA:s uppbokning skrivs bara i en klump och institutionens ombokningar specificeras i bilagan.

Övrig upplupen kostnad

Alla fakturor efter brytdag bokförs i period 201607. Uppmärksammas faktura överstigande 50 tkr som ni missat vid genomgången den 6:e som avser gamla året så bokas den upp som upplupen kostnad dvs periodiseras. Kontakta redovisning@ki.se i det fall perioden är stängd.

Ansvarig: UF/Institutionen

4 juli: Nollställning av saldo på konto 1291, aktivering av anläggningar.

Ansvarig: Institutionen

7 juli: Perioden 201606 stänger

Institutionerna klara med avstämningar och uppbokningar.

Ansvarig: Institutionen

13 juli: Bokning av underfinansierade projekt 1632/1672

Underskott på projekt (där avtal/kontrakt finns) bokas upp som upplupna bidrag- eller uppdragsintäkter mot 1632/1672. 

Säkerställ även att bokningen är korrekt enligt rutin.

Ansvarig: UF

13 juli: Övriga bokslutsspecifikationer & bokslutsbilagor

Institutionerna uppdaterar bokslutsspecifikationerna och lägger dem i KI Share under Delår 2017 och Bokslutsbilagor institutioner. Där finns separata institutionsmappar och dokumenten läggs i er institutionsmapp. Säkerställ att de är "incheckade" så att de syns av andra medlemmar i KI Share (stäm av med kollega). 

Det ska finnas totalt sex dokument per institution på KI Share: 

  1. Excelfil: Bokslutsspecifikationerna (hela filen så att det syns att allt är grönt). I filen ska balanskontona vara avstämda och analyserade. 
  2. PDF-fil: Kundfakturor som är äldre än tre månader ska ha tydliga förklaringar och det ska vara städat i er kundsreskontra. Om saldot är noll så lägg upp ändå.
  3. PDF-fil: Leverantörsfakturor som är äldre än tre månader ska ha tydliga förklaringar och det ska vara städat i er leverantörsreskontra. Om saldot är noll så lägg upp ändå.
  4. PDF-fil: Av administrativ chef eller redovisningsansvarig påskriven avstämningslista med namnförtydligande. 
  5. PDF-fil: Av administrativ chef eller redovisningsansvarig påskriven 1632/1672 försättsblad med namnförtydligande. 
  6. Excelfil: 1632/1672-bilaga

(OBS Skanna inte alla bilagor i ett enda dokument utan separera och namnge). 

Ansvarig: Institutionen

13 juli: EA periodiserar/värderar (uppbokning av förutbetalda intäkter)

EA bokar samtliga externfinansierade projekt med överskott mot oförbrukade medel 2732/2772. Anslagsfinansierade projekt med över/underskott bokas mot myndighetskapitalet 2090.

Ansvarig: UF

14 juli: Rapportering utfall Q2 till ESV

Ansvarig: UF

Vecka 34: Riksrevisionen granskar KI

Ansvarig: UF/Institutionen

Allmänt om periodisering/värdering

Vid hel-, del- och kvartalsbokslut periodiseras (värderas) alla projekt på projektnivå. Periodiseringen sker i flera steg, först periodiserar institutionerna externfinansierade projekt med underskott för den delen som täcks av kontrakt (konto 1632/1672 – 359/339). Därefter periodiserar ekonomiavdelningen (EA) samtliga statsanslagsprojekt och externfinansierade överskottsprojekt. Slutligen periodiserar EA resterande underskottsprojekt där finansiering saknas eller är oklar samt övriga projekt.

I UBW används följande definitioner på olika projekt:

  • Statsanslagsprojekt: Projekt med verksamhetskod 1* och 2*.
  • Externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt: Projekt med verksamhetskod 3*-6* exkl. 311. Endast bidrags- respektive uppdragsprojekt där intäkt erhålls på konto 35* för bidrag och 33* för uppdrag.
  • Övriga externfinansierade projekt: Projekt med verksamhetskod 3*-6* men där intäkten erhålls via övriga intäkter, konto 31*, 32* och 34*.

För att få fram årets kapitalförändring måste projekten periodiseras (värderas). Hur projekten ska periodiseras beror på tre parametrar; verksamhetskod, finansiärskod och intäktskonto. Alla statsanslagsprojekt bokas mot årets kapitalförändring och samtliga externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt med finansiering bokas mot balanskonton, enligt huvudregeln. Övriga externfinansierade projekt bokas mot årets kapitalförändring.

För externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt gäller en omvänd matchningsprincip, det vill säga att periodens intäkter ställs mot periodens kostnader. Mellanskillnaden, alltså periodens resultat, periodiseras (värderas) mot ett balanskonto. I och med periodiseringen bokas periodens över- eller underskott mot årets kapitalförändring eller balanseras mot oförbrukade respektive upplupna bidrags- eller uppdragsintäkter. Eftersom bidrag/uppdrag är öronmärkta för forskning (i vissa fall även utbildning) innebär det att så länge som medlen inte är använda betraktas de som en skuld till finansiären.

Sammanfattning – finansiering och periodiseringskonto

  • Anslagsfinansierad verksamhet periodiseras mot årets kapitalförändring, konto 2090/8999.
  • Pågående bidrags- och uppdragsprojekt med extern finansiering periodiseras mot balanskonton 1632/2732 alternativt 1672/2772.
  • Bidrags- och uppdragsprojekt med oklar eller intern finansiering periodiseras mot årets kapitalförändring, konto 2090/8999.
  • Externfinansierade projekt som finansieras med övriga intäkter periodiseras mot årets kapitalförändring, konto 2090/8999.

Periodisering av externfinansierade bidrags- och uppdragsprojekt

Underskott periodiseras som upplupna bidrag/uppdrag, konto 1632/1672, endast om finansiering kan styrkas med avtal. Avtalet ska vara diariefört och finnas i Avtalsreskontran i UBW. Överskott periodiseras av EA centralt som oförbrukade bidrag/uppdrag, konto 2732/2772. Övriga projekt med oklar eller intern finansiering samt externfinansierade projekt som är finansierade via övriga intäkter värderas mot årets kapitalförändring, konto 2090/8999.

Krav för värdering på konto 1632/1672

  • Endast bidrags- och uppdragsprojekt (verks 3*, 4*, 5*, 6* - ej 311)
  • Krävs en extern finansiär (3*-8*)
  • Krävs avtal/kontrakt eller liknande som styrker finansieringen (skall finnas tillgängliga i Avtalsreskontran i Agresso)
  • Får endast ha debetsaldo (underskott)

Krav för bokning på konto 2732/2772 (bokas centralt på EA)

  • Endast bidrags- och uppdragsprojekt (verks 3*, 4*, 5*, 6* - ej 311)
  • Krävs en extern finansiär (3*-8*)
  • Får endast ha kreditsaldo (överskott)

Periodisering vid bokslut

Inför periodisering (värdering) på institutionen

Innan periodiseringen (värderingen) görs ska projekten följas upp av institutionerna. Det innebär bland annat att rätt kostnader och rätt intäkter är bokförda på respektive projekt, men också att öresdifferenser är bortbokade, att projekt som ska avslutas är avslutade samt att omföringar mellan projekt är gjorda. Detta ska göras av institutionerna innan periodstängning.

Inför varje kvartal vänder EA föregående kvartals periodisering. Detta sker löpande under veckorna innan bokslut. Den sista vändningen från EA måste göras efter att INDI:n är bokförd, eftersom det då kan ha uppstått nya underskott på projekt. Nedan redogörs för institutionernas del i periodiseringsprocessen där rapporten ”Periodiseringsunderlag” i UBW används.

Ladda periodiseringsunderlaget

Börja med att köra rapporten ”Steg 1: Ladda periodiseringsunderlag underskott”, som ni hittar under Egen Meny/Månadsavstämning/Periodiseringsunderlag (se bild nedan). Välj er institutionsbeteckning och aktuell period för periodisering. När rapporten är laddad kör ni browser-rapporten ”Steg 2: Titta på periodiseringsunderlag underskott”. Observera att ni inte behöver trycka på plustecknet, det går bra att dubbelklicka direkt på rapporten med namn ”Steg 2…”.

Manual periodisering i UBW. EA

Rapporten tar fram samtliga underskottsprojekt med verksamhetskod 3* (ej 311) samt 4*-6*. Bilden nedan visar hur rapporten ska se ut om den är korrekt laddad.

Rapportens kolumner

Manual periodisering i UBW

I kolumnen ”Underskott SALDOH” visas projektets saldo enligt saldotabell SALDOH, det vill säga justerat för preliminär INDI för innevarande månad. Tabellen tar alltså hänsyn till alla konton, även balanskonton.

Kolumnen ”Saldo resultatkonton” visar det underskott på projektet som är föremål för periodisering. Även den här kolumnen tar hänsyn till preliminär INDI för innevarande månad. Anledningen till att det kan finnas en differens mellan dessa kolumner är att vi bara periodiserar resultatkonton, alltså inte konton 1*-2*, exempelvis inköp av anläggningar (se exempel på sådan differens nedan).

Manual periodisering i UBW

I kolumnen ”Att periodisera” visas det belopp som skall periodiseras, förutsatt att det finns ett giltigt avtal som styrker hela beloppet. Om beloppet i kolumnen ”Saldo resultatkonton” är mindre än eller lika med noll, alltså om resultatet är positivt, kommer beloppet i kolumnen ”Att periodisera” att visa noll. Det finns således inget som ska periodiseras på det projektet (se exempel nedan).

Manual periodisering i UBW

Om något är bokat på värderingkontona 16*2, 20*0 eller 27*2 visas det i de nästkommande tre kolumnerna, ”Bokat 16x2”, ”Bokat 20x0” och ”Bokat 27x2”. Kolumnen ”Bokat 16x2” bör visa 0 på samtliga projekt innan periodiseringsprocessen påbörjas, då föregående periodisering ska vara vänd av EA.

Längst ut till höger i rapporten finns kolumnen ”Kontroll periodisering”. Den visar en summa av kolumnen ”Att periodisera” minus kolumnerna ”Bokat 16x2”, ”Bokat 20x0” och ”Bokat 27x2”. När ni bokat klart er periodisering på konto 1632/1672 och 359/339 använder ni denna kolumn som en kontroll. Ladda först ett nytt periodiseringsunderlag! Kolumnen ska, efter korrekt periodisering, enbart visa debetsaldon (underskott) som bokas mot kapitalförändringen. Alltså, om tabellen visar värde 0,00 innebär det att hela underskottet bokats mot ett avtal. Om debetsaldo kvarstår innebär det att endast en del av det totala underskottet på resultatkonton bokats mot ett avtal.

Om mindre belopp kvarstår (endast i debet) rekommenderar vi att ni låter de bokas mot kapitalförändringen – ombokningen medför en arbetsinsats vars kostnader troligtvis överstiger nyttan med sådan korrigering.

Upprättande av 1632/1672-bilagan

Innan bokningen av underskottsprojekt påbörjas ska bilagan ”Avstämning 1632-1672” (som skickas ut av EA inför periodisering) fyllas i. Vid upprättande av 1632/1672-bilagorna ska följande uppgifter klart och tydligt framgå:

  • Vilket projekt som avses
  • Finansiärskod
  • Verksamhetskod
  • Projektets underskott
  • Projektets resultat
  • Vilket Dnr som avtalet är diariefört på
  • Eventuell samarbetande institution (om avtalet delas mellan flera institutioner)
  • Vilken tidsperiod avtalet avser (från ÅÅMM till och med ÅÅMM)
  • Valutakod
  • Valutakurs (ges av EA inför värderingsarbetet)
  • Beviljat belopp
  • Hittills erhållet belopp
  • Avdrag för eventuell moms (enbart för uppdrag på fliken ”1672”)
  • Belopp kvar att erhålla i projektets originalvaluta
  • Belopp kvar att erhålla i SEK
  • Att boka på konto 1632/1672

Först ska delen ”Uppgifter från UBW” i flikarna 1632 och 1672 fyllas i. Här fyller ni i projektnummer- och namn, beloppen från rapporten och kompletterar med finansiärskod. Ta inte med de projekt som visar noll i kolumnen ”Att periodisera”.

Manual periodisering i UBW

Fyll sedan i delen ”Uppgifter från avtal/Avtalsreskontra” med uppgifter från respektive avtal/projekt. Till 1632/1672-bilagan ska avtal och budget, som styrker finansiering av underskottet, finnas diariefört och bifogat i Avtalsreskontran. Även övriga relevanta dokument (ex. förlängning av avtalstid och budgetändringar) som behövs för att tolka avtalet ska finnas bifogat.

Om beloppet som ska periodiseras överstiger 500 000 kr ska en separat flik i bilagan fyllas i enligt instruktioner i Excelfilen. Om så är fallet, ser ni det i kolumnen ”Bilaga” där ni får meddelandet ”Fyll i bilaga”.

Bokning av underskottsprojekt på konto 1632/1672 i UBW

Om underskottet överstiger vad som är kvar att erhålla på avtalet får endast avtalets kvarvarande belopp periodiseras. Om underskottet är mindre än det totalt kvarvarande beloppet på avtalet periodiseras hela underskottet. Beloppet som ska periodiseras visas i kolumnen ”Att boka på kto 1632/1672”.

När alla projekt som ska periodiseras är sammanställda i filen, finns möjligheten att gå till fliken ”Excelerator” för ett snabbare bokningsförfarande. Om det finns data i kalkylbladet börja med att rensa mallen. Annars tryck på knappen ”Kopiera in 1632 + 1672”. Då hämtas automatiskt er periodiseringsdata från flikarna ”1632” och ”1672”. Exceleratormallen är sedan klar att bokföra. Glöm ej att kontrollera period.

Följande kontopar används vid periodiseringsbokning:

Bidragsprojekt (verks 3* och 4*, ej 311): 1632 debet/359 kredit
Uppdragsprojekt (verks 5* och 6*): 1672 debet/339 kredit

När periodiseringen är gjord laddar ni ett nytt periodiseringsunderlag enligt beskrivning i punkt 3.2. Kontrollera kolumnen ”Bokat 16x2” att era periodiseringar är korrekt uppbokade, samt att kolumnen ”Kontroll periodisering” visar 0,00 eller debetsaldo. Om ett kreditsaldo visas är bokningen felaktig – ni har då periodiserat ett för stort belopp!

Avstämningsbilaga

Bilagan kommer att skickas ut inför kvartal-, del- och helårsbokslut. 

Kontakt

Vid frågor vänligen kontakta oss på redovisning@ki.se.