Arkivering av forskning

This page in English

Varför arkivera forskningshandlingar?

För att kunna verifiera forskningsresultat och ha ordning på de administrativa processerna som möjliggör att forskningen utförs måste man bevara rätt dokumentation. För att påbörja ett nytt projekt, få ekonomiskt och etiskt stöd för forskningen och planera framtida forskning ska dokument rörande finansiering, etikansökningar och undersökningen i sig bevaras.
Forskningsresultat måste kunna verifieras 10 år efter projektavslut och forskningsdatan måste därför förvarar säkert, väl strukturerat och tydligt uppmärkt under denna tid.

Att arkivera forskning möjliggör även att man i framtiden kan gå tillbaka till materialet och få en förståelse av den forskning som gjorts vid KI, inom specifikt forskningsområde eller av den enskilda forskaren själv.

Hur avgränsas ett forskningsprojekt?

Riksarkivet definierar ett forskningsprojekt som ”en i tiden och till syftet avgränsbar forskningsverksamhet, ofta knuten till visst uppdrag och/eller vissa personer”. Eftersom en studie finansieras från flera olika håll kan en möjlig avgränsning/slutpunkt för ett forskningsprojekt vara när det vetenskapliga resultatet av studien publiceras. Publikationen blir därmed det som avgränsar en forskningsstudie från en annan.

Vem gör vad?

Det är ansvarig forskare som känner materialet bäst och det är också hen som bör göra den första sorteringen av forskningsmaterialet innan handlingarna lämnas vidare till dokumentsamordnare/arkivarie för arkivering

Hur går sorteringen till?

Forskningshandlingarna bör delas upp enligt följande:

  • Handlingar som ska diarieföras
  • Handlingar som ska bevaras men inte diarieföras
  • Handlingar som bevaras i egen serie
  • Forskningsdata som kan gallras

 (Se dokumentet ”Arkivering av forskning-en guide")

Hur vet jag om forskningshandlingarna ska arkiveras eller gallras?

I dokumenthanteringsplanen för Karolinska Institutet, verksamhetsområde 4.4 anges vilka handlingar som ska bevaras eller gallras samt vilka handlingar som ska diarieföras respektive bevaras i projektakten. 

Digitala handlingar

En stor del av dagens informationsflöde utgörs av digitala handlingar.  I de fall ni har ansökningar, beslut, publikationer, viktigt korrespondens och liknande digitalt förvarade (som t.ex. e-post) så måste dessa skrivas ut i pappersformat i de fall de ska bevaras enligt dokumenthanteringsplanen.

Handlingar som kan gallras behöver inte skrivas ut utan kan förvaras digitalt till dess att gallringsfristen går ut. (T.ex. forskningsdata som kan gallras efter 10 år)

Oberoende om de digitala handlingarna ska arkiveras eller gallras efter en viss tid är det viktigt att förvara informationen på ett säkert sätt.  Här är några tips:

Lagra digital data på säker server med backup-funktion (ex. Institutionens centrala)
Metadata! Märk upp materialet så att man kan hitta:

  • Projektnamn
  • Ansvarig forskare/forskargruppsledare
  • Datum för studien
  • Uppdelning efter vad som ska bevaras och gallras
  • Gallringsår på gallringsbart material (10 år efter projektavslut)

Se till att digitala filformat hålls läsbara.
Använda öppna, leverantörsoberoende format
konvertera/migrera/uppdatera annars riskerar du förlora informationen!
Ha en bra mappstruktur. (Se dokumentet ”Mappstruktur för digital forskningsdokumentation”)

I dagsläget har inte KI något digitalt arkiv och vi tar därför i dagsläget inte emot digitalt material för arkivering. Riktlinjer för ELN är under utfärdande.

Vad gör jag om jag vill bevara en större mängd primärmaterial?

Det är du som forskare som kan avgöra om rådata/primärmaterial ska bevaras för eftervärlden. Enligt Riksarkivets föreskrifter bör råmaterialet bevaras i de fall det inte går att återskapa. Andra exempel på handlingar som bör bevaras är:

  • Handlingar som bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde
  • Handlingar som bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde
  • Handlingar som bedöms vara av stort allmänt intresse

Hur ska materialet vara förvarat vid inlämning?

  • Väl uppordnat i lådor/pärmar.
  • Ta bort gem, plastfickor och post-it-lappar.
  • Enkelsidig utskrift
  • Pärmar och kartonger ska vara uppmärkta med dokumenttyp, namn på projektet, ansvarig forskare, volymnumrering och datum.
  • Gallringsbar forskningsdata ska märkas upp med gallringsår/projektavslutsår. (10 år efter projektavslut)

Om jag vill behålla mitt material?

Det är originalen som ska arkiveras men det går bra att göra kopior på de dokument som ni fortsatt behöver i er verksamhet och att låna handlingarna ur arkivet.

Kontakt

Allmänna frågor om arkivmaterial: arkivet@ki.se

Frågor om arkivrutinerna vid er institution: Vänd er till er institutions dokumentsamordnare eller registratorer.