Arkiv och informationshantering

This page in English

Enheten för arkiv- och registratur handhar Universitetsförvaltningens arkiv och registratur samt har en rådande roll och fungerar stödjande gentemot institutionerna. Institutionerna är egna arkivbildare och ansvarar för sina arkiv. Här arbetar registratorer och arkivarier för att säkerställa att Karolinska Institutets allmänna handlingar bevaras för eftervärlden men även att de går att återsöka för förvaltningens vardagliga behov. 

Vem gör vad vid enheten för arkiv och registratur?

Fördelning av arkivansvar mellan Universitetsförvaltningen och institutionerna

Vid KI förekommer flera gemensamma administrativa system för beslutsfattande och hantering av handlingar. KI bör ur arkivsynpunkt ses som en enda enhet inom vilken dubbelregistrering och dubbelarkivering av handlingar bör undvikas. Universitetsförvaltningen har det övergripande arkivansvaret för alla gemensamma administrativa register. Däremot ansvarar institutionerna för de handlingar som diarieförs/registreras på respektive institution.

Arkivarie vid Universitetsförvaltningen

  • Ansvarar för arkivering och arkvibildningen vid UF.
  • Har ett övergripande ansvar för att ta fram styrdokument, anvisningar och handböcker för hela KI, samt för att utarbeta rutiner som säkerställer att arkivering och informationshantering vid KI fungerar i enlighet med gällande lagstiftning.
  • Ansvarar för de yttre kontakterna med Riksarkivet och andra organ i arkivhanteringsfrågor.
  • Har ett överordnat ansvar för hanteringen av KI:s allmänna handlingar, vad gäller såväl pappershandlingar som elektroniska handlingar.
  • Rådgör och vägleder institutionerna i arkiv- och informationshanteringsfrågor.

Registrator vid Universitetsförvaltningen

  • Ansvarar för diarieföringen vid UF.
  • Ansvarar för att utbilda och handleda institutionsregistratorer.
  • Ska fortlöpande och i samverkan med arkivfunktionen vid UF genomföra stickprovskontroller för att pröva att hela KI:s registrering av handlingar fungerar.
  • Ska i samverkan med arkivfunktionen vid UF lämna förslag på förbättringar av hela KI:s diarium, diarieföringsrutiner och arkiveringen av diarieförda handlingar.
  • Har en allmänt vägledande roll i frågor gällande diarieföring.

Om du har frågor rörande arkivering och informationshantering eller om du vill söka efter arkivmaterial kan du vända dig till Universitetsförvaltningens arkivfunktion vid centralarkivet.
Se separat sida om arkivbildare vid KI.

Alla idag verksamma institutioner har egna arkiv och vid frågor gällande specifikt institutionsarkiv hänvisar vi till respektive institution.

Dokumentsamordnare

Dokumentsamordnaren är institutionens kontaktperson i arkivfrågor.

Dokumentsamordnaren ansvarar för att samordna institutionens arkivbildning och arkivvård samt att i samråd med UF:s arkivfunktion kontinuerligt delta i arbetet med att hålla styrdokument såsom klassificeringsstruktur och processbeskrivningar aktuella.

1 -2 gånger om året hålls dokumentsamordnarträffar samt att ett nyhetsbrev kommer med ojämt mellanrum. 

Leverans av räkenskapshandlingar

Institutionerna framställer en rad handlingar som är kopplade till ekonomisystemet Agresso. För dessa handlingar gäller arkiveringsskyldighet precis som för andra allmänna handlingar, men institutionerna kan efter överenskommelse med Universitetsförvaltningens arkivfunktion leverera en del räkenskapshandlingar för förvaring centralt.

Huvudboks-, leverantörs-, leverantörsreskontrans avräkningsrapporter samt kundreskontrans verifikationer ingår i institutionens arkiv, men näst föregående års verifikat kan levereras till Universitetsförvaltningen. Institutionen bör behålla verifikat från innevarande år samt från föregående år.

Vid leveransen ska arkivboxarna vara tydligt etiketterade med vad de innehåller. De ska även redovisas i volymförteckningen som ska vara signerad.

1. Gör först iordning arkivboxarna

Numrera samtliga volymer (arkivboxar) inom verifikationskategori och år. Ställ alla kartonger som innehåller exempelvis huvudboksverifikationer för år 2001 i en lång rad och numrera dem från ett och uppgå. Gör samma sak med leverantörs-, leverantörsreskontrans avräkningsrapporter och kundreskontrans verifikationer.
Hämta volymförteckningen och fyll i den. Använd en förteckning per verifikationskategori och år. Avsluta med att signera varje förteckning, detta innebär att du är ansvarig för att den är rätt ifylld.
Hämta etiketterna och fyll i dem. Uppgifterna på etiketterna ska vara: Institutionens namn, Serierubrik/verifikationskategori, Verifikationsnummer (fr o m-t o m), Institutionsbeteckning, Bokföringsår och Volymnummer (arkivbox). 

Klistra etiketterna på kartongernas långsidor. Etikettmallar hittas här.

2. Packa flyttkartongen/flyttkartongerna

Packa de färdigetiketterade arkivkartongerna i flyttkartonger.
Numrera flyttkartongerna.
Lägg samtliga volymförteckningar i den första flyttkartongen

3. Kontakta arkivarie före transport

Kontakta någon av arkivarierna vid Universitetsförvaltningen och kom överens om tidpunkt för leverans. Institutionen ansvarar för transport till arkivlokalen och att handlingar som levereras är packade enligt arkivariens instruktion.
Arkivarien vid Universitetsförvaltningen packar upp flyttkartongerna.

Mottagandet bekräftas genom att arkivarien signerar volymförteckningarna. Kopia av dessa skickas sedan tillbaka till institutionens ekonomifunktion.

I samband med mottagandet av arkivhandlingarna övertar Universitetsförvaltningen ansvaret för att handlingarna förvaras enligt gällande regelverk, gallras vid fastställd tidpunkt samt är återsökbara under hela perioden innan gallring.

4. Åtkomst

När institutionen behöver åtkomst till en levererad verifikation skickas en förfrågan till arkivfunktionen med följande uppgifter:

  • Aktuell arkivbildare (institution)
  • Bokföringsår
  • Verifkationtyp
  • Verifikationsnummer

Arkivfunktionen ansvarar sedan för att plocka fram rätt verifikation och skicka en kopia till institutionen (via e-post eller internpost).

Leverans av resultatlistor från Ladok

Signerade listor från Ladok tillhör Universitetsförvaltningens arkiv och ska levereras i början av varje år till Universitetsförvaltningen för slutarkivering. Detta gäller följande listtyper:

  • RS10 Resultat hel kurs
  • RS01 Resultat på prov (i de fall ett betyg på ett prov gäller som betyg för hela kursen)
  • RS80 Resultat på prov (i de fall ett betyg på ett prov gäller som betyg för hela kursen)
  • RS81 Resultat på kurs - annan utbildning
  • RS90 Rapportering av forskarutbildningskurser

Fyll i blankett till som finns här och skriv ut. Denna ska sedan bifogas resultatlistorna (arkivlistorna) när de levereras till Universitetsförvaltningens arkiv. Använd en blankett per program/kurs och år.

Blanketternas utformning och layout har uppdaterats och förenklats med anledning av ny sorteringsordning i arkivet, de gamla listorna går dock fortfarande bra att använda. Listorna sorteras per kurs och det kalenderår som betyget har beslutats oavsett termin eller inregistrering i Ladok.

Kontakt

Arkivet

E-post: arkivet@ki.se

Enhetschef

Catrine Viidas

Telefon: 08-524 865 94
Enhet: Arkiv och registratur
E-post: catrine.viidas@ki.se

Arkivarie

Petra Standert

Telefon: 08-524 864 46
Enhet: Arkiv och registratur
E-post: petra.standert@ki.se

Arkivarie

Gustav Lantto

Telefon: 08-524 865 77
Enhet: Arkiv och registratur
E-post: gustav.lantto@ki.se