Anställningar och placeringar i Primula

Från 1 oktober 2017 gäller ett nytt regelverk  för hur anställningar och placeringar hanteras i Primula. Här hittar du en översikt över anställningsformarna i Primula samt svar på vanliga frågor.

Anställning vid KI

När en medarbetare har en anställning vid KI och har ett anställningsavtal ska ett anställningsärende skapas i Primula.

I de fall en medarbetare har en befintlig anställning på deltid och får ytterligare en deltidsanställning så ska ett nytt anställningsavtal avseende den nya deltidsanställningen upprättas mellan KI och medarbetaren . I Primula skapas ett nytt ärende utifrån det nya anställningsavtalet.

Placeringar vid KI

En medarbetare kan ha en eller flera placeringar vid KI. I fall en medarbetare får en ny placering vid KI, finns två alternativ:

  1. Placeringen ryms inom medarbetarens arbetsskyldighet.
  2. Placeringen ryms inte inom medarbetarens arbetsskyldighet.

Om placeringen ryms inom medarbetarens arbetskyldighet ska ett placeringsbeslut upprättats. Det befintliga ärendet i Primula ska uppdateras med informationen om den delade konteringen utifrån placeringsbeslutet. Här behöver du också välja i vilken enhet huvudanställningen ligger.

Om den nya placeringen inte ryms inom medarbetarens arbetsskyldighet så ska ett nytt anställningsavtal upprättas mellan KI och medarbetaren, som innehåller den nya placeringen och ny titel. Du skapar ett nytt ärende i Primula utifrån det nya anställningsavtalet.

Huvudanställning

Från 1 oktober 2017 ska nya medarbetare med flera placeringar tilldelas en så kallad huvudanställning, istället för att registrera två anställningar. Huvudanställningen är medarbetarens primära anställning. Personalansvaret ligger hos avdelningen/enheten där huvudanställningen finns (t.ex. närmast chef för medarbetarsamtal, medarbetarundersökningar mm.).

Institutionen för huvanställning ansvarar för att:

  • hålla i medarbetarsamtal och hämta in information till medarbetaresamtalet
  • anmäla sjukfrånvaro i Primula/PA-webben
  • attestera ansökan om semester och ledighet samt innan attest, stämma av med eventuell annan institution i de fall den anställda är placerad vid två eller fler organisatoriska enheter
  • Granska redovisade resor och utlägg för alla personer som har huvudanställning på sin institution. Detta kan innebära att i de fall en anställd har sin huvudanställning hos annan institution så kan attesterade utlägg behöva skickas till den andra institutionen

Förändringen innebär vi öppnar upp konteringar mellan Institutioner i Primula vilket innebär att det finns möjlighet att bara ha en anställning i Primula. Enheten på anställningsärendet ska alltid var den där huvudanställningen ligger. I samband med ändringarna har vi uppdaterat blanketten projekt- och enhetsändring och placeringsbeslut.

Förenad anställning

En medarbetare kan ha en förenad anställning, även kallad för kombinationsanställning, vilket innebär att anställningen vid KI är kombinerad med en klinisk anställning inom hälso- och sjukvården.

För en förenad anställning ska ett anställningsavtal mellan KI och medarbetaren finnas, vilket specifieras medarbaterens faktiska arbetstid på KI (i vanliga fall 70 procent). En annan arbetstidsfördelning kan förekomma efter överenskommelse mellan KI och berörd sjukvårdshuvudmän.

I Primula skapar du ett anställningsärende utifrån uppgifterna i anställningsavtalet. Vanligtvis är omfattningen 100 procent och grundomfattningen 70 procent.

Frågor och svar

För dig som jobbar med HR på en institution

När börjar huvudanställning i Primula gälla?

Huvudanställning i Primula börjar gälla ifrån den 1 oktober 2017 för alla nya anställningar/placeringar vid KI. 

När kommer de personer som redan har två anställningar i Primula innan den 1 oktober 2017 att justeras?

De personer som har två anställningar och började på KI innan den 1 oktober 2017 ska justeras i samband med eventuella ändringar i deras befintliga anställningar.

Vad måste jag tänka på när jag registrerar en anställning/placeringar i Primula?

Se Anvisningar hantering av fler anställningar i Primula.

Kommer jag som en HR-person på institutionen se en anställd som har sin huvudanställning hos annan institution trots att hen arbetar här?

Det beror på. I de fall en anställd har placering vid flera institutioner och ett placeringsberslut är upprättad kommer det bara finns en anställning, huvudanställningen i Primula. Detta innebär att du inte kommer se den anställde i personalredovisningen då huvudanställningen ligger på annan institution. 

I de fall en anställd har flera anställningar kommer det finnas två anställningar i Primula vilket medför att du ser den anställda i personalredovisningen på din institution.

Kommer det vara möjligt att kontera mellan institutionerna i Primula?
Ja, vi har öppnat upp för att lägga upp konteringar mellan institutioner på en anställning i Primula enligt upprättad konteringsändringsblankett.

Vilket ansvar ligger på institutionen som har huvudanställningen?

Institutionen för huvudanställning ansvarar för att:

  • hålla i medarbetarsamtal och hämta in information till medarbetaresamtalet
  • anmäla sjukfrånvaro i Primula/PA-webben
  • attestera ansökan om semester och ledighet samt innan attest, stämma av med eventuell annan institution i de fall den anställda är placerad vid två eller fler organisatoriska enheter 
  • granska redovisade resor och utlägg för alla personer som har huvudanställning på sin institution. Detta kan innebära att i de fall en anställd har sin huvudanställning hos annan institution så kan attesterade utlägg behöva skickas till den andra institutionen
  • registrerar eventuella konteringsändringar i Primula för den anställda

Vilket ansvar ligger på institutionen som inte har huvudanställningen?

Institutionen som inte har huvudanställningen ansvarar för att:

  • informera institution där huvudanställningen finns om den anställde är sjuk eftersom de rapporterar sjukfrånvaron i Primula.
  • informera institution där huvudanställningen finns angående beviljad semester eller ledighet då de attesterar semester eller ledighetsansökan. 
  • skicka konteringsändringar i Primula till HR-funktionen på institutionen för huvudanställningen

Vart vänder jag mig om jag har några frågor om huvudanställning i Primula?

Vid frågor kontakta institutionen kontaktperson på Förhandlingsenheten, HR-avdelningen på Universitetsförvaltningen.

För dig som är chef

Vad innebär huvudanställning i Primula för mig som chef?

Det innebär att det blir tydligare vilka du som chef har ansvar för, även i de fall en anställd har två anställningar där huvudanställningen talar om vem som är närmste chef. 

Vad förväntas av mig som chef kopplat till huvudanställning i Primula?

Det är ingen skillnad mot idag. Det som bör förtydligas är att med huvudanställning i Primula blir det viktigt att:

  • Inför attest av semester stämma av att ansökt semester är avstämd med eventuell annan institution i de fall den anställd har två anställningar.
  • Inför medarbetarsamtal stämma av och samla in information från annan institution/annan chef i de fall den anställda har två anställningar.

När börjar huvudanställning i Primula gälla?

Huvudanställning i Primula börjar gälla ifrån den 1 oktober 2017 och kommer gälla alla nya anställningar/placeringar vid KI. 

Varför inför man en anställning i Primula?

Huvudanställning i Primula införs för att tydliggöra var den anställdas primära anställning ligger i de fall man har två eller flera anställningar/placeringar vid KI och vem som är närmste chef inför medarbetarsamtal och medarbetarundersökningar.

Vart vänder jag mig om jag har frågor om huvudanställning i Primula?

Vid frågor kan du i första hand kontakta din HR-funktion på institutionen. I andra hand kan du kontakta er institutions kontaktperson på Förhandlingsenheten, HR-avdelningen på Universitetsförvaltningen

Kontakt

Vid fler frågor kan du vända dig till Förhandlingsenheten på HR-avdelningen.