Anknytningsprocess i UBW Anknutna

När IDAC lanseras i 2018 kommer anknytningar hanteras i UBW Anknutna istället för i KIMKAT. Ett digitalt flöde säkerställer att det finns ett formellt anknytningsbeslut innan konto och inloggningsuppgifter skapas.

Varför ändrar vi anknytningsprocessen?

Idag finns ingen enhetlig process för att anknyta en person till KI. Anknytningsprocessen kan se olika ut på institutioner. Det som alla har gemensamt är att den kräver mycket manuell administration och pappersarbete. Ofta skapas ett KI ID innan det formella anknytningsbeslutet har tagits av prefekt eller AC.

Sedan 1 juli 2017 gäller nya Regler för anknytning på KI, och den nya processen ska göra det lättare att följa dem.

Så här kan processen se ut idag

  1. Det finns ett behov för anknytning, och information skickas till KIMKAT-administratören, antigen via formuläret AnkForm digitalt eller på papper, eller via mejl.
  2. KIMKAT-administratören skapar ett ärende i KIMKAT, inhämtar vid behov mer information, och slutför ärendet.
    Det är här själva KI ID skapas, det vill säga inloggningsuppgifterna som ger tillgång till KI:s system.
  3. KIMKAT-administratören skriver ut inloggningsuppgifterna och skickar dem till beställaren eller den anknutne, med internposten på papper, med posten till en hemadress, eller lämnar över dem personligen.
  4. Beställaren (ofta forskargruppsledare) och den anknutne skriver under Anknytningsbeslutet och Code of Conduct.
  5. Anknytningsbeslutet skickas vidare till prefekt eller AC för underskrift, som returnerar det till KIMKAT-administratören.
  6. KIMKAT-administratören aktiverar kontot. Inloggningsuppgifter lämnas ut till den anknutne om det inte redan har skett i steg 3.
  7. KIMKAT-administratören arkiverar och diarieför anknytningsbeslut och eventuellt annat underlag, som t.ex. en motivering för anknytningen.

Vilka är de största skillnaderna till den nya processen?

  • Det formella anknytningsbeslutet tas alltid av prefekt eller motsvarande innan den anknutne får ett KI ID och därmed tillgång till KI:s system
  • Anknytningar görs direkt i det nya källsystemet UBW Anknutna
  • Ett digitalt flöde för godkännande och attest som kräver mindre manuell administration

Den nya anknytningsprocessen i UBW Anknutna (från februari 2018)

  1. Det finns ett behov för anknytning. Beställaren för anknytningen samlar in information med hjälp av anknytningsformuläret och bisyssloredovisningen.
  2. Ett ärende om anknytning skapas i UBW Anknutna av t.ex. en IDAC-administratör (som också har tillgång till UBW). Bisyssloredovisningen läggs upp i systemet som bilaga till ärendet. I fall det finns ett fysiskt anknytningsformulär behöver det inte sparas eller arkiveras, eftersom alla uppgifter finns nu i systemet.
  3. Ärendet skickas digitalt för godkännande till den närmaste chefen, som kan granska uppgifterna och bisyssloredovisningen, och vid behov justera eller komplettera uppgifterna.
  4. Om ärendet godkänns skickas det vidare till prefekt eller motsvarande för attest.
  5. Ett anknytningsärende som har godkänts av prefekt gäller som det formella anknytningsbeslutet. UBW Anknutna är tänkt att integreras med vårt system för diarieföring, W3D3. På så sätt arkiveras och diarieförs anknytningsbeslutet automatiskt.
  6. Efter godkännande av prefekt registreras ärendet och skickas vidare till IDAC, som skapar KI ID och inloggningsuppgifterna. Den närmaste chefen får ett mejl med inloggningsuppgifterna till den anknutnes konto.

Processchema för anknytningar i UBW Anknutna.

Frågor

Mer information om anknytningar finns i Frågor och svar om IDAC i avsnittet ”Anknytningar”. Du kan också kontakta projektledaren för UBW Anknutna, Andreas Larsson.

Konsult

Andreas Larsson

Enhet: Ekonomiavdelningen
E-post: andreas.larsson@ki.se

Länkar