4. Beslut och mottagande

Samverkan

Vid en tillsättning av en chef ska samverkan ske innan du fattar beslut om vem som ska anställas. För övriga rekryteringar sker samverkan enligt lokalt samverkansavtal.

Förhandling av anställningsvillkor

Förhandling av anställningsvillkor regleras av KI:s lönepolicy.

Anställningsbeslut

Det är viktigt att känna till att muntliga avtal gäller. Som representant för arbetsgivaren måste du därför tänka på att inte ge löften om anställning eller lön på ett sätt som kandidaten kan uppfatta som ett löfte eller en överenskommelse.

Då det står klart vem som ska bli erbjuden en befattning ska du skriva ett beslut om anställning. Beslutet ska anslås på den digitala anslagstavla som finns i receptionen i Aula Medica på Nobels väg 6, Solna. Du laddar upp beslutet i MyNetwork, därefter blir det synligt då på den digitala anslagstavlan.

Anställningsbeslut för doktorander

För doktorander gäller att det är först vid antagningsseminariet som beslut fattas om antagning till forskarutbildning. Antagningsseminariet kan äga rum direkt efter rekrytering när en kandidat till en utbildningsplats blir utsedd, eller flera månader senare. Beslutet kan inte överklagas. 

Överklagande

Det är möjligt att överklaga ett beslut om anställning vid en statlig myndighet. Ett överklagande ska i sådant fall lämnas in senast tre veckor efter den dag beslutet anslogs på myndighetens anslagstavla.  Det är därför bra om anställningens startdatum är satt efter överklagandetidens utgång. Det är endast de sökande som inte erbjuds en tjänst som kan överklaga beslutet. Information om detta ges i beslut om anställning som anslås på myndighetens anslagstavla i Aula Medica.  

Återkoppling till övriga sökande

När beslut om anställning är anslaget kontaktar du de övriga sökande så snart som möjligt. De som du intervjuat bör få en muntlig återkoppling. Därefter meddelar du samtliga sökande via MyNetwork eller på annat lämpligt sätt.

Det är viktigt att samtliga sökande får KI:s standardiserade nej-tack mail.  Som statlig myndighet behöver meddelandet innehålla viss information, bland annat formuleringen ”Beslutet om anställning är anslaget på myndighetens anslagstavla på Nobels väg 6, Solna.”

Anställningsavtal

Anställningsavtalet upprättas i två exemplar. Ett exemplar förvaras hos KI:s personalavdelning och ett exemplar behåller den anställde. Avtalet ska vara upprättat innan den anställde börjar sin anställning.

Arkivering och diarieföring

Ärendet kan arkiveras då tiden för överklagan har löpt ut. När rekryteringsärendet arkiveras i MyNetwork sker en direktöverförting till Diariet. Utgå från listan på dokument som ska arkiveras:

  • Rekryteringsunderlag, till exempel behovsanalys, kravprofil, finansiering
  • Annonsen
  • Lista över annonseringsplatser
  • Ansökningar inklusive bilagor
  • Beslut om anställning
  • Ansökan från den som anställts
  • Eventuellt överklagande
  • Eventuellt tillbakatagande av ansökan
  • Eventuell övrig korrespondens
  • Eventuella tjänsteanteckningar

Beslutet om vem som anställdes och dennes ansökningshandlingar arkiveras för alltid. Övriga ansökningshandlingar gallras efter två år.

Diarieföring via MyNetwork (MNW)

  Handlingar som överförs automatiskt från MNW till Diariet Information som överförs automatiskt från MNW till Diariet Information som inte diarieförs men kan arkiveras med ärendet i två år, genom MNW
1 Annons (Kravspec)  Lista på övriga sökande Eventuella tjänsteanteckningar som haft påverkan på rekryteringsärendets utfall 
2 Ansökan för den som anställts inkl. bilagor, betyg/intyg Återtagande av ansökan  
3 Tillsättningsbeslut    

Rätt att arbeta i Sverige

För att KI ska följa gällande lagstiftning måste vi säkerställa att medarbetare från annat land har rätt att arbeta i Sverige. Inför en anställning behöver vi därför be om följande dokument:

  • Personbevis. Beställer du genom Skatteverket.
  • Kopia på pass eller nationellt id-kort för att styrka medborgarskap. Gäller personer som saknar ett svenskt personnummer. 
  • Kopia på giltigt uppehållstillstånd. Gäller personer som inte är medborgare i något EU- eller EES-land eller i Schweiz.

Registrera när ett uppehållstillstånd löper ut

Kom ihåg att alltid registrera i Primula när ett uppehållstillstånd löper ut så att vi ser att den anställde lämnar in en förlängning. 

Relocation

I de fall rekryteringen resulterar i att en person från annat land blir anställd kan KI:s International Staff Services ge hjälp och vägledning i de frågor som uppkommer, till exempel hur man ordnar med: 

  • Uppehållstillstånd (Migrationsverket)
  • Personnummer eller id-kort (Skatteverket)
  • Bostad

Introduktion till KI

Vid KI finns ett introduktionspaket som vi ska maila ut till alla medarbetare innan den första anställningsdagen. Under den första veckan av en ny anställning bör alla medarbetare gå igenom dessa webbaserade utbildningar. De tar ungefär två timmar totalt. 

En gång per termin erbjuder vi en introduktionsdag för nya anställda på svenska.  

Två gånger per termin erbjuds en gemensam introduktion till KI på Engelska. Tidpunkterna för dessa hittar du i International staff services kalender

I övrigt ansvarar varje institution för den nyanställdes introduktion.

Rekrytering