3. Urval och intervju

För att göra ett objektivt och jämställt val av den kandidat som är mest lämplig för en tjänst är det viktigt att fokusera på förtjänst och skicklighet.

Information om hur du gör en jämställd rekrytering hittar du i Hundra möjligheter att rekrytera utan att diskriminera.

Hantering av ansökningshandlingar

I vårt rekryteringssystem finns det flera olika sätt att sortera och markera ansökningar. Du kan till exempel markera efter status, göra färgmarkeringar eller poängsätta. Information om hur du gör finns i manualen till systemet. 

Intervjun

Syftet med intervjun är att utvärdera kandidaternas förmågor i relation till de kompetenser som presenteras i annonsen. Intervjun är mest effektiv om den är standardiserad och strukturerad. Det betyder att frågorna är fastställda i förväg och den som intervjuar ställer samma frågor till alla kandidater. På det sättet kan vi behandla alla kandidater likvärdigt och undvika diskriminering.

I likhet med många andra myndigheter och även privata företag förespråkar vi en kompetensbaserad metod. Genom val av intervjufrågor kan du uppskatta beteende och handlande hos en person i olika arbetssituationer.

Hur många och hur långa intervjuer som ka genomföras är svårt att svara på då det varierar beroende på befattning  och andra omständigheter som exempelvis hur många kvalificerade ansökningar det finns. En rekommendation är dock att ha en första intervjuomgång med kortare intervjuer och sedan träffa ett förre antal kandidater för en längre andra intervju. 

Läs mer

Förslag på upplägg för intervjun.
Frågeguide utifrån de kompetenskrav som ställts i annonsen.

Kompletterande övningar vid intervjutillfället 

Kunskapstest

Genom kunskapstest kan man testa kandidatens inlärda kunskaper som data-, språk- eller fackkunskaper. Det finns tre metoder för detta: skrivna kunskapstest, kunskapsrelaterade frågor vid intervjun samt simuleringsövningar. Kunskapstest är enkla att administrera och går att använda i stora grupper. De utgör därför en bra metod för att gallra bland sökande och få ner antalet som kallas till intervju.

Simuleringsövningar och arbetsprover

Arbetsprov är exempel på arbeten kandidaten utfört vid tidigare tillfällen. Simuleringsövningar syftar till att efterlikna realistiska yrkesrelaterade situationer under standardiserade former. Genom övningarna är det möjligt att utvärdera kunskaps- och kompetensområden som är av vikt för anställningen. Exempelvis kan man be de sökande skriva en vetenskaplig sammanfattning, så kallad abstract, till en utvald lämplig artikel. Det är viktigt att uppgifter och instruktioner är standardiserade för att skapa likvärdiga förutsättningar för samtliga kandidater.

Färdighets- och begåvningstest

Syftet med färdighets- och begåvningstest är att utvärdera kandidaternas underliggande intellektuella förutsättningar och färdigheter. Den information du får på detta vis kan vara bra för att se om personen har förmåga att processa komplexa problem eller lära sig nya saker.

Utlåtande vid rekrytering av forskare och forskarassistent

Vid rekrytering av forskare och forskarassistent ska du alltid inhämta sakkunnigutlåtande från minst en person. Du gör det när ansökningstiden gått ut och eventuella kompletteringar kommit in. Personen måste uppfylla följande krav:

  • Vara sakkunnig inom ämnet.
  • Vara minst lektor eller motsvarande.
  • Inte vara kopplad till KI utan måste hämtas externt.
  • Vid utseendet av två sakkunniga får dessa inte vara verksamma vid samma akademiska institution.
  • Båda könen ska vara representerade i urvalet. Finns det särskilda skäl till att det inte är så måste prefekt eller rekryteringsgrupp ge en förklaring och dokumentera denna i akten.
  • Inte vara jävig till någon av de sökande.

Prefekten beslutar om tillsättning av sakkunnig.

Om det bara finns en sökande och det är uppenbart att en prövning av skickligheten inte behövs kan man göra ett undantag från kravet på granskning.

Referenstagning

Referenstagning är ett obligatoriskt moment i rekryteringsprocessen och ska ses som ett viktigt komplement till övrig information. Syftet är bland annat att bekräfta de uppgifter som den sökande uppgett i sin ansökan. Det är också ett sätt att följa upp de kompetenskrav som ställts upp i annonsen.

Du kan begära referenser på en eller flera slutkandidater. Tänk på att du måste göra detta innan du ger muntligt eller skriftligt löfte om anställning. Helst ska referenspersonerna vara två tidigare överordnade chefer, alternativt handledare.

Referenser på personer som tidigare arbetat på KI

Har kandidaten tidigare arbetat vid KI ska du be om referenser om de kommer från en annan avdelning eller institution. Det är viktigt att be om de mest aktuella och relevanta referenserna om kandidaten inte själv lämnar dessa. 

Läs mer

Exempel på frågor att ställa vid referenstagning

Dokumentation

Var noga med att dokumentera urvalsprocessen på ett strukturerat sätt, till exempel genom en bedömningsmatris.

Uppgifter som KI får under rekryteringsprocessen bör antecknas och sparas i den mån de haft avgörande i anställningsärendet. Exempelvis kan det vara två kandidater med likvärdiga kvalifikationer där kunskap om personliga egenskaper och kompetens framkommer under intervjun och fäller avgörandet. Ett annat exempel kan vara att referenser talar emot en kandidat. 

Det är viktigt att ha för vana att genomföra strukturerade rekryteringsprocesser med god dokumentation. Personlig lämplighet handlar mycket om vad som kom fram vid anställningsintervjun, varför detta måste vara väldokumenterat.

Rekrytering