För ditt arbete

Arkiv & registratur

Arkivering

Institutionens arkiv ska redovisas samlat i en enda arkivredovisning. Arkiveringen sker lämpligen löpande. Innan handlingarna arkiveras ska de rensas från arbetshandlingar, gem, tejp, post-it-lappar och plastfickor. För att skilja de olika ärendena åt används vikta A3-papper. Skriv på omslagen vad de innehåller, tex diarienummer eller namn.

Dokumenthanteringsplan

Arkivering av utbildningshandlingar

Det finns en manual för arkivering av utbildningshandlingar som bygger på Dokumenthanteringsplanen ovan. Där finns även lite allmän info och vanliga frågor som kan dyka upp i samband med arkivering av utbildningshandlingar.

Manual för arkivering av utbildningshandlingar

För att få kursarkivering så enhetlig som möjligt är det bra att alla använder samma kursaktomslag. Det ökar tydligheten och förenklar avsevärt vid återsökning. Aktomslagen finns i mappen ARKIV på Common/Admin.

Diarieföring

Inkommande post

Som en del av en statlig myndighet behöver LIME leva upp till offentlighetsprincipens krav. Detta innebär bland annat att hålla ordning och reda på de handlingar som uppstår i verksamheten och på de handlingar som inkommer. Vi har därför en "lightversion" av central postöppning för vanlig post (inte e-post). Det innebär att all post som inkommer och där institutionens namn står överst öppnas av registrator. Post som ska diarieföras går in i arkivet och mottagaren får en kopia.

Post märkt PRIVAT/PRIVATE eller som ser ut att vara av privat karaktär eller på annat sätt inte bedöms innehålla något som bör diarieföras/arkiveras och post där ett personnamn står över institutionens namn öppnas inte.

Utgående handlingar

Även utgående handlingar ska diarieföras och arkiveras såsom ansökningar - finansiella, etik m m, förutsatt att de blivit beviljade. Enklast är att maila en kopia till arkiv@lime.ki.se, eller lägg kopia på handlingarna i postfacket för Arkiv och registratur på plan 3, Widerströmska, när du skickar iväg dem.

Institutionens diarieföring sköts av arkivare Maja Hallerfors. Vid behov kan även Pia Persson eller Therese Wahlström diarieföra.

Vanliga frågor om diarieföring

Kontakt arkiv & registratur: Maja Hallerfors, arkiv@lime.ki.se

Post & paket (& kontorsmaterial)

  • Postfack ordnar var och en själv genom att sätta sitt namn på ett ledigt postfack.
  • För utgående post används kuvert med förtryckt streckkod. ör andra typer av emballage som inte har förtryckt streckkod, t ex vadderade kuvert, används streckkodsetikett. Brev med streckkod lämnas i fack för utgående post i post- och kopieringrummen på respektive plan, alternativt i en blåvitrandig postlåda på campus. Lägger du breven i en vanlig postlåda räknas de som ofrankerade och kommer att beläggas med straffavgift.
  • Ett brev får väga max 2 kg, annars måste det skickas som paket.
  • Massutskick bekostas av respektive projekt - meddela alltid Pia Persson innan du gör ett massutskick.
  • För att skicka paket kan du vända dig till Pia Persson för att få en fraktsedel eller kontakta det upphandlade transportföretaget Your Special Delivery Service
  • Kontorsmaterial beställs av Pia Persson (Widerströmska)
Kontakt post & paket: Pia Persson, pia.persson@ki.se

Ekonomi, inköp och catering

Projektkalkylmall för anslagsansökningar

Mallen ska användas vid alla anslagsansökningar och godkännas av LIME Ekonomi innan ansökan skickas in. Mallen finns både på svenska och på engelska och är uppdaterad med 2016 års INDI-budget och procentsatser:

FileProjektkalkylmall 2016
FileProject calculation template 2016

Fakturaadress

Karolinska Institutet
Fakturor
Ref: [ ZZ-kod till beställare i din enhet/forskargrupp ]
Box 23109
104 35 STOCKHOLM

Ofta efterfrågade nummer

  • KIs organisationsnummer: 202100-2973
  • Bankgiro: 5310-6720
  • Plusgiro: 954184-8
  • VAT-nummer: SE202100297301
  • EORI-nummer: SE2021002973

Inköp och catering

Ange alltid ZZ-kod till godkänd beställare i din forskargrupp/enhet, samt korrekt fakturaadress. För faktura för fika och mat krävs förutom projektnummer även deltagarlista och syfte. När det finns färdiga ramavtal och upphandlingar så ska du alltid använda dig av dem. Exempelvis ska catering beställas från Nanna Svartz.

Kontakt Ekonomi: ekonomi@lime.ki.se

Hus & lokaler (& lite parkering)

Lokalbokning LIME-lokaler

LIMEs bokningssystem för lokalerna i Widerströmska finns på adressen https://mrbs.lime.ki.se

För att komma åt systemet krävs att din dator är ansluten till LIMEs trådbundna nätverk eller att du använder VPN. Logga in med ditt LIME-konto. Hör av dig till LIME IT om du saknar LIME-konto eller behöver ett nytt lösenord. När mötesrummen används för externa möten inkl. undervisning är det viktigt att ange vilket projektnummer som ska stå för kostnaden (information om vad rummet kostar finns inlagt i bokningssystemet).

Karta över mötesrum

Lokalbokning KI-lokaler

KI-lokaler bokas av närmaste administratör.

Passerkort och rumsnyckel

Passerkort utfärdas av receptionen i Aula Medica mot intyg underskrivet av Pia Hartzell eller Therese Wahlström. När du fått det nya passerkortet i din hand kontakta någon av nedanstående personer för att få hjälp med att aktivera ditt kort: Plan 3: Elisabeth Löfgren, Erik Attoff, Plan 4: Liisa Olsson, Therese Wahlström, Plan 5: Maria Appelgren, Petra Åhreus Bäckström.

Nyckel till kontorsrummen i Widerströmska kvitteras ut hos Petra Åhreus Bäckström plan 5. Kom ihåg att lämna tillbaka nyckeln när du slutar.

Parkering

För att få parkera till personaltaxa på campusområdena behöver du en personaldekal som du kan hämta hos: Annelie Jonsson, plan 3, Therese Wahlström / Eva Ohlsson, plan 4, Petra Åhreus Bäckström, plan 5 och Anna Johansson, NASP. Tyvärr kan inte studenter eller besökare få tillstånd. För mer info om parkering besök internwebben.ki.se/sv/parkering

Trött, privat samtal, bön eller en tyst minut? Vilrum finns på plan 4 i Widerströmska huset

Vilrummet på LIME plan 4

IT- och telefoni

LIMEs IT-funktion hjälper dig med:

  • LIME-konto
  • Mjukvarusupport - begränsad
  • Installation av mjukvara
  • Hårdvarusupport (för LIME-datorer)
  • Felsökning, uppgradering mm
  • Felsökning av nätverksproblem (i KI:s nätverk)

LIMEs IT-låneförråd på plan 3 i Widerströmska finns i ett plåtskåp med inbyggt kodlås. Koden finns tillgänglig på LIMEs filserver: \\omega\common\IT-info\Code_to_IT_lending_storage.txt

Frågor kring VPN, e-post, trådlösa nätverk och centralt administrerade program som Agresso, Platina, Primula, WISUM och Ladok hänvisas istället till KIs IT-support: it-support@ki.se

Har du glömt lösenordet till ditt KI-ID? Kontakta institutionens KIMKAT-administratörer via kimkat@lime.ki.se
Kontakt IT: helpdesk@lime.ki.se

Telefoni

Har din mobiltelefon gått sönder?

Är det ett garantiärende vänd dig till telefoniansvarig. Handlar det om en olyckshändelse, t ex sprucken display? Då får du höra med närmaste chef om möjligheten att bekosta service på KI:s bekostnad och om du får klartecken lämna in den på valfri verkstad för att få ett kostnadsförslag. Om kostnadsförslaget accepteras av närmaste chef får du ersättning mot kvitto (registreras som utlägg i Primula).

Behöver du köpa en ny mobiltelefon?

Så här går det till:

  1. Undersök telefonutbudet under Produkter & tjänster i inköpsportalen Wisum
  2. Hör med närmaste chef vilken telefon som är ok att köpa. Det finns inte någon gemensam KI- eller LIME-policy för vilken telefon som får köpas utan det bestäms inom varje grupp/enhet utifrån behov och finansieringsmöjligheter.
  3. Be chefen om det projektnummer som ska stå för kostnaden.
  4. Meddela telefoniansvarig via epost vilken telefon & eventuella tillbehör (fodral/skal, extra laddare?) inklusive artikelnummer som ska beställas. Utan artikelnummer finns risk att det blir fel telefon/tillbehör.
  5. Meddela telefoniansvarig vilket projektnummer som ska belastas för inköpet. Utan projektnummer ingen beställning.

Telefonen levereras till telefoniansvarig, ofta inom en vecka förutsatt att den finns på lager (lagersaldot syns i Wisum).

Kontakt telefoni: Therese Wahlström

Kommunikation (inklusive webb)

Extern kommunikation

Att kommunicera genom olika medier är idag nödvändigt. Här måste vi alla hjälpas åt för att sprida LIMEs forskning, kurser och utbildningar. Identifiera nyheter och se till att uppdaterad information om er, forskningsprojekt och utbildningar m m finns tillgänglig på webben. Har ni en studie som kommer att publiceras i en tidning med hög impact (toppublikation) - maila kommunikationsenheten!

Det kan hända att nyheter kan vara negativa. Finns det risk för att ni kommer att finnas med i sådan kontakta kommunikationsenheten direkt så kan förberedelser ske.

Om en journalist vill titta på handlingar som hör till ett forskningsprojekt eller annat be dem alltid vända sig till institutionens arkivarie. Innan handlingar lämnas ut måste en sekretessprövning ske och den görs i regel av jurist (som kopplas in av arkivarie). Om någon känner sig obekväm med hur en ska hantera journalister, vad som får sägas och inte, finns en pressavdelning på KI som gärna hjälper till: pressinfo@ki.se

Profilsida

Alla anställda och anknutna har en personlig profilsida som man redigerar själv. Kom ihåg att hålla sidan uppdaterad och lägg gärna in ett foto på dig själv.

Publikationer på profilsidan länkas via bibliotekets bibliometridatabas. För att de ska synas måste du logga in på bibliotekets webbsida och verifiera dessa.

Webbredaktörer

LIME har en huvudwebbredaktör som ansvarar för ki.se/lime som helhet. Varje centrum/enhet har också sin egen webbredaktör som publicerar på sina webbsidor och är den man i första hand vänder sig med webbfrågor:

Webbredaktörerna på LIME träffas ett par gånger varje termin för att gå igenom vad som är på gång såsom uppdateringar, grafiska förändringar, senaste nytt från huvudwebbredaktörsträffarna mm. Ibland är det workshops eller tema-möten med inbjudna gäster från KI centralt. Om du arbetar med webb på LIME och vill vara med i webbgruppen vänligen kontakta info@lime.ki.se!

Digitala skärmen i Widerströmska huset

På skärmen i Widerströmska husets entré kan disputationer, seminarium, konferenser, utbildningar, utmärkelser och annat publiceras via LIME:s kommunikationsenhet. Du skapar bilden enligt de mallar som finns på Common/LIME-intra. Det som är viktigt att tänka på är att ha en stor bild med bra upplösning.

Intern kommunikation

Förutom de interna sidorna på ki.se/lime ges nyhetsbrevet LIME-Nytt(igt) ut med (o)jämna mellanrum. Nyhetsbreven finns sparade i Common/LIME-intra.

Kontakt kommunikation: info@lime.ki.se
Ansvarig extern kommunikation: Marie Dahlberg. Ansvarig intern kommunikation: Therese Wahlström.

Grundutbildning

Kontakt: adresser mm

Besöksadresser:

- Tomtebodavägen 18A, plan 3-5
- Berzelius väg 3, plan 4 (UME)
- Granits väg 3 (NASP)

Postadress:

Karolinska Institutet
LIME
171 77 Stockholm

Fakturaadress:

Karolinska Institutet
Fakturor
Ref: Ange ZZ-kod till din EFH-godkännare (ofta närmaste administratör)
Box 23109
104 35 STOCKHOLM

Personliga e-postadresser och sändlistor

Alla som har ett KI-ID har också automatiskt en @ki.se-adress. Epostadresserna är uppbyggda enligt principen "fornamn.efternamn@ki.se"

Undantag görs i de fall det finns flera personer med samma namn - då läggs en bokstav eller siffra till i adressen.

Sök person/organisatorisk enhet vid KI i personalkatalogen

Sändlista all LIME-personal

För att skicka e-post till alla på LIME använd adressen staff@lime.ki.se.

Alla uppdateringar i sändlistan sker automatiskt via det personaladministrativa systemet. Det går bara att maila till listan från den adress som är med på listan, dvs din @ki-adress.

Övriga sändlistor

Varje centrum/enhet har också sina egna sändlistor som administreras av respektive centrum/enhet.

Fler kontaktuppgifter finns här

Resor & utlägg

Ska du resa i tjänsten? Här finns mer information om hur du går till väga!

Beställning av tjänsteresa

Reser du ofta i tjänsten kan du med fördel skaffa en sk resenärsprofil som gör det möjligt för dig att själv beställa din resa hos BCD Travel (den av KI upphandlade resebyrån).

Kontakt resenärsprofil: Petra Åhreus Bäckström 

Har du ingen resenärsprofil och det är bråttom, eller om resan ska beställas för en gästs räkning, vänd dig till den person i din forskargrupp/enhet som är resebeställare.

Mer information om resor på internwebben.ki.se.

Försäkring

Villkoren för tjänstereseförsäkringen hittar du hos Kammarkollegiet.se. Ta med villkoren på resan så att du vet vad som gäller om skada skulle uppstå.

Vid resor till EU/EES-länder ska du ta med det europeiska sjukförsäkringskortet som du beställer från Försäkringskassan.

Vid resor till övriga länder ska du ta med ett personligt försäkringskort som LIME HR utfärdar.

Kom i håg att du behöver en av närmaste chef godkänd reseorder innan du kan beställa en resa!

Reseorder krävs vid inrikes resa med övernattning samt vid alla utrikesresor. Syftet är dels att bekräfta att resan är sanktionerad av närmaste chef, dels att KI snabbt ska veta om någon anställd befinner sig på en viss plats i världen och dels för att vid behov i efterhand kunna visa på att det faktiskt var en tjänsteresa och inte en privat resa (om olyckan är framme och det blir ett försäkringsärende).

Flödet för reseorder, reseräkning och utlägg

  1. Anställd skriver reseorder i ppw.ki.se. Skickar manuellt (papperskopian) till attesterande chef för påskrift och elektroniskt till granskaren (LIME HR).
  2. Attesterande chef godkänner och skickar till granskaren (eller åter till anställd för vb till granskare/LIME HR).
  3. Granskaren godkänner reseordern. Nu skapas ett utkast till en reseräkning.
  4. Åter från resan skriver anställd reseräkning/utlägg. Skickar utskrivet attesterat underlag med kvitton i original till granskare. Skickar elektroniskt till granskaren.
  5. Granskaren godkänner ärendet i Primula.

Tidsplan för Primulaärenden 2016

Alla Primula ärenden (utlägg mm) inskickade i ppw.ki.se och med komplett underlag inlämnat till LIME HR senast dessa datum, garanteras komma med i nästkommande körning:

Primula tidsplan LIME 2016

Primula tidsplan LIME 2017

Betalkort

Reser du mycket i tjänsten kan det vara lämpligt att skaffa ett betalkort (med personligt betalningsansvar). På så sätt slipper du lägga ut pengar ur egen ficka utan kan ta det på kortet och hinna få ersättning via Primula innan fakturan förfaller till betalning.

Ansökan Eurocard

Taxi

Behöver du åka taxi i tjänsten? Vissa centrum/enheter har taxicheckar som du lämnar till chauffören för att få resan fakturerad. Hör med din närmaste administratör.

Brandskydd, säkerhet och incidentrapportering

Information ombrandskydd finns uppsatt vid alla utgångar. Där står det detaljerat förklarat på svenska och engelska hur man ska bära sig åt vid eventuell brand i byggnaden.

Vid brand

  • Tryck in den larmknapp som finns på väggen (signal går till Akademiska Hus som efter kontroll av larm kontaktar brandförsvaret för utryckning). Utlöst larm ges via ringklockor i rum, sirén och blixtljus i korridorer samt talat meddelande i publika utrymmen.
  • Ring 112 och begär brandkår
  • Ta dig ut! Använd närmaste utgång! Kom ihåg att ingen släckinsats påbörjas innan alla har utrymt byggnaden.
  • Ta dig till samlingsplatsen så fort som möjligt! Samlingsplats för Widerströmska huset är på parkeringen vid Tomtebodavägen 23, tvärs över gatan från Widerströmska huset. NASPs samlingsplats är på den kulle som ligger 20 meter till vänster om NASPs byggnad.

Förebyggande åtgärder

Blockera ej nödutgångar, brandsläckare och brandfiltar. Försäkra dig om var närmaste utgång finns.

Kontakta brandskyddskontrollant Ronny Sejersen vid frågor.

Inbrottslarm

Inbrottslarm finns installerat på entréplanets dörrar och fönster, samt på de fönster där huset ansluter till omgivande byggnaders tak. Alla dörrar med kortlås har också larm kopplat till sig. På varje dörr finns ett plomberat nödhandtag markerat med grönt. Detta ska endast användas vid utrymning. Om du drar i handtaget går larmet (som inte går att avstyra) och väktare gör utryckning.

Att förebygga stöld och inbrott

  • Använd din nyckel och lås dörren efter dig.
  • Lås även alltid in eller fast dator, värdesaker mm när du lämnar rummet.
  • Släpp inte in folk utan att fråga vem de är och vilka de söker. Följ dem till personen ifråga om du inte känner igen dem.

Incidentrapporteringsverktyg

Miljö & hållbarhet

Det finns mycket du som medarbetare kan göra för att bidra till KI:s miljö- och hållbarhetsarbete, exempelvis:

Energi

  • köp energisnål utrustning (LIME inhandlar datorutrustning som uppfyller rekommenderade miljöföreskrifter och där materialen i produkterna kan återanvändas i så hög grad som möjligt. För skrivare, toner, kopiatorer, mobiltelefoner och övriga elektrisk apparatur gäller samma regler)
  • aktivera utrustningens energisparfunktioner
  • stäng av datorer, belysning och annan utrustning som inte används

Resor

  • Överväg resfria mötesformer - till exempel via din dator, telefon-
  • Åk tåg istället för flyg om möjligt
  • Välj miljötaxi och miljöhyrbil
  • Ta pendelbussen mellan Campus Solna och Huddinge
  • Åk kollektivt
  • Välj miljöcertifierade hotell

Avfall

  • källsortera
  • skriv ut dubbelsidigt
  • kopiera sparsamt
Kontakt Miljö & hållbarhet: Ronny Sejersen och Eva Wasserman