Personal

Anställning

Här hittar du information kopplat till anställning.
Info för anställd Via denna länk hittar du bl a info om:
- Arbetstid
- Bisysslor
- Fackliga organisationer
- Friskvård
- Försäkringar
- Karriär och kompetensutveckling
- Lika villkor
- Omställning
- Uppförandekod
- Uppsägning
Personalhandboken
Anställning som lärare och forskare
KIs uppförandekod  

Anställningsavtal

Det finns olika anställningsavtalsmallar:
- Tidsbegränsad anställning
- Tillsvidareanställning
- Anställning som adjungerad
Mallar för dessa anställningsavtal finner du här: Anställningsavtalsmallar

Så här ser processen ut för upprättande av ett anställningsavtal på CLINTEC:
Upprättande av anställningsavtal tv, lektor, professor 
Upprättande av tidsbegränsade anställningsavtal 

Alla anställningsavtal ska finnas – i original, signerade av samtliga parter – hos personalhandläggaren senast den 5:e samma månad som anställningen börjar. 

Samverkansgruppen enats om följande: vid nyanställningar kan man ha förhandlat om en lön som även ska gälla efter kommande lönerevision. I dessa fall ska det under ”övrigt” stå: ”Omfattas ej av lönerevision 20xx”.

Arbetsmiljö

Se information rörande arbetsmiljö på CLINTECs egna arbetsmiljösida samt KIs centrala.

Om något händer såsom en arbetsolycka eller om du observerar något som skulle kunna leda till en skada eller påverka miljön på arbetsplatsen så ska du rapportera detta.
Här finner du länkar till KIs nya digitala incidentrapporteringssystem.
Detta är uppdelat i två delar;

Friskvård

KI erbjuder sina medarbetare friskvård i olika former, såsom gratis gym, träningspass friskvårdstimma, friskvårdsbidrag, kurser m.m.

Friskvård på KI Här hittar du all info, riktlinjer, bokningssystem och dylikt som rör friskvård.

Gym på Campus Huddinge ANA 23, ”BASE”

Förutom KIs egna gym ”BASE”, så finns i år 2016 möjligheten för KI-anställda, med anställningsavtal på minst sex månader och med en lägsta anställningsgrad om 20 %, att teckna gymkort på Karolinska Universitetssjukhustes personalgym, Novum Huddinge. Detta kostar 700 SEK/person/helår och 400 SEK/person/halvår. Denna kostnad kan medarbetaren senare begära ersättning för via sitt friskvårdsbidrag.

Här finns en beskrivning av processen för medarbetare att skaffa gymkort på Novum. Se rubriken ”Nu kan du använda friskvårdsbidraget för träning i Novum”.
Nedan följer processen för administrativ handläggning av gymkort på Novum:

  1. Medarbetaren ansöker om gymkort/tjänstgöringsintyg hos personalhandläggaren
  2. Personalhandläggare kontaktar kortbeställare
  3. Kortbeställare lägger in beställning med enhetens ZZ-ref
  4. KS skickar faktura på kortavgift till institutionen enligt ZZ-ref
  5. Enhetens administratör mottar fakturan och:
    - konterar denna på det projekt där medarbetarens friskvårdsbidrag ska belastas
    - Skriver följande i anteckningsfältet ”NOVUM-gymkort [för- och efternamn på personen]”
    - Godkänner fakturan
  6. Inst. Ekonomiavdelning granskar fakturan

Lagar och förordningar

Här finns länkar till lagar och förordningar som rör anställningar: Lagen om anställningsskydd (LAS)
Högskoleförfattningarna och Anställningsordning
Villkorsavtal (pdf)
Lokalt Villkorsavtal (pdf)
Anställning som adjungerad lärare (pdf)
Anställning som postdoktor via kollektivavtal (pdf)
Anställning av utländska medborgare

Arvodister

Här hittar du information kopplat till personer som arbetar för KI under enstaka, kortvariga perioder, även kallade ”arvodister”

Personer som arbetar för KI under enstaka, kortvariga perioder, t ex gästföreläsare, tentamensvakter kan få ersättning via arvodesblankett. Även Föreläsningsarvode, Konsistoriearvode, Opponentarvode, Sakkunnigarvode, Tentamensvakter, Semestervikarier och annan extrapersonal kan få ersättning via arvodesblankett. Se länkar till blanketter nedan.

Arvodesrutin

2015-03-09 infördes en ny rutin gällande arvoden.
De typer av blanketter som ska skickas till löneadministratören (Ingvar Sundqvist) på löneenheten centralt är:

  • Arvoden (utom till utländska arvodister utan svenskt personnummer/bankkonto)
  • Försökspersonsersättning (endast ersättning eller ersättning och resekostnader)

De typer av blanketter som ska fortsätta skickas till kansliet är:

  • Utläggsersättningar till icke anställda
  • Försökspersonsersättning endast resekostnader
  • Arvoden till utländska arvodister utan svenskt personnummer/bankkonto
    (här måste även löneförskottsblankett bifogas, se rutin under rubriken Lön och ersättning -> Löneförskott)

Ny rutin fungerar enligt följande:

  1. En arvodesblankett upprättas
  2. Arvodesblanketten godkänns genom signatur av den som avtalat uppdraget med arvodisten
  3. Arvodesblanketten attesteras genom signatur av enhetschefen
  4. Enhetsadministratören granskar arvodesblanketten innan den skickas till löneadministratör
  5. Enhetsadministratören tar en kopia på arvodesblanketten och eventuellt underlag och sparar på enheten
  6. Enhetsadministratören tar en kopia på arvodesblanketten och eventuellt underlag och skickar till personalhandläggare på kansliet
  7. Enhetsadministratören skickar arvodesblanketten till löneadministratör
  8. Löneadministratör granskar arvodesblanketten och
    a) Beviljar denna om OK och registrerar i Primula
    b) Returnerar blanketten vid felaktigheter till enhetsadministratör som korrigerar felen och därefter
        skickar in till löneadministratör på nytt

Grund för tidsbegränsning för arvodister

personer som arbetar för KI under enstaka, kortvariga perioder(, även kallade ”arvodister”) kan anställas med två olika grunder för tidsbegränsning:

  • Anställningsförordningen 9 § 2
  • Lagen om anställningsskydd 5 § p 1

Därför finns två olika typer av blanketter:

  • Anställningsbekräftelse för tillfälligt anställda enligt AF 9§ 2: Denna blankett gäller för avtal för de personer som ni avser anställa för enstaka, kortvariga perioder, t ex ett par veckor, några ggr/år. Denna blankett behöver inte användas om ni anställer en person för ett eller ett par enstaka tillfällen. Det räcker i så fall med nedanstående blankett för utbetalning.
    Observera att denna blankett inte får användas för anställning av lärare då anställningar av lärare enligt AF 9§ uttryckligen förbjuds i Anställningsförordningen 1§. Det finns ingen tydlig definition för vad som avses med ”lärare” men det man kan säga är att alla som arbetar med sådana arbetsuppgifter som lärare gör d v s undervisning och forskning kan definieras som lärare. Om du är osäker på om en arvodist ses som en lärare, använd blanketten/erna som refererar till LAS 5§ p1.
  • Arvodister enligt AF 9§ 2: Blanketten där tiden rapporteras för utbetalning av lön. Kan som ovan nämnts kombineras med anställningsbekräftelse.
  • Anställningsbekräftelse för tillfälligt anställda enligt LAS 5§ p1: blankett avsedd för bl a tillfällig anställning av lärare och personal som är inne kortvarigt men regelbundet. Denna blankett behöver inte användas om ni anställer en person för ett eller ett par enstaka tillfällen. Det räcker i så fall med nedanstående blankett för utbetalning.
  • Arvodister enligt LAS 5§ p1: blankett där tiden rapporteras för utbetalning av lön. Kan som ovan nämnts kombineras med anställningsbekräftelse. Varje enskilt anställningstillfälle genererar tid för beräkning av ALVA-tid, d v s de exakta dagar som personen arbetar.
Ersättningsformer för arbete vid KI (pdf)
Timersättning (pdf)
Ersättningsnivåer 2015 (pdf)
Undervisning arvodesnivåer (pdf)

Anknytning

Här hittar du samtliga blanketter som måste fyllas i vid ansökan om anknytning

Hur man ansöker om anknytning till CLINTEC (Word)

Regler för anknutna

Ansökan (svenska)
Ansökan (engelska)

Beslut

Checklista (Word)

Obligatorisk bilaga (Word)

Uppdragsdeklaration (Word)

KIs uppförandekod

Arkivering och diarieföring

Här hittar du generell info om arkivering och diarieföring för KI samt specifika rutiner och regler för CLINTEC.
Som vägledning finns dokumentet Hanteringsanvisningar som förklarar hur och var dokumentation ska arkiveras
och diarieföras.
Arkiv och diarieföring
Arkiv
Diarieföring
Hanteringsanvisningar (pdf)

Doktorand

Här hittar du information och regler rörande doktorander/doktorandutbildning/forskarutbildning.

Doktorandmånad

CLINTEC utlyser vanligtvis ett antal doktorandmånader varje år.
Prefektbeslut om vilka doktorander som tilldelas doktorandmånader skickas ut av prefektassistenten.
För att ta ut en doktorandmånad ska enhetsadministratören upprätta ett anställningsavtal för en doktorand. Följande text ska skrivas i fältet Övrigt: ”Avser doktorandmånad [fyll i aktuellt år]” samt att anställningen ska konteras med projekt H988008022.
I tillägg till utkast på avtalet ska bifogas ett nyligen upprättat Ladokutdrag för personen samt information om eventuell genomförd AT-tjänstgöring.
Doktorandmånaderna ska tas ut under innevarande år och förordnande ska skrivas som en hel månad.

Doktorandregler och lönenivå

Här finns ett dokument med kort information om regler kring anställning som doktorand samt lönenivåer enligt kollektivavtal.
Snabbguide - doktorander
Se även följande länk till KIs kollektivavtal samt anvisningar för mer info: Lokala och centrala kollektivavtal

Disputation

CLINTEC lämnar ett bidrag till disputation för doktorsgrad med totalt 25 000 kr. Detta bidrag ska utgöra ett bidrag till tryckkostnader samt opponentarvode och övriga kostnader för opponent. Enheten erhåller bidraget genom att skicka spikbladet samt projektnummer dit summan ska överföras, till CLINTECs ekonomiavdelning.

För doktorander som är anställda vid disputationstillfället ska ett engångsbelopp på 3 000 kr betalas ut av enheten efter genomförd disputation. Kontakta Personalhandläggaren för utbetalning.

KID-medel

Styrelsen för forskarutbildning utlyser KID-medel (KI delfinansiering för nya doktorander)

Information om KID-medel  
Information om Doktorandutbildning/forskarutbildning
Dokumentation kring Doktorandutbildning/forskarutbildning
Utbildningsbidragsmall
Information om utbildningsbidrag
Utbildningsbidrag avskaffas 2016-07-01

Opponent

Till opponent utgår arvode. Styrelse för forskarutbildning har beslutat att arvodesnivån är 10 000 kr från och med 2011-07-01. För mer info se under rubriken ”Betygsnämnd och opponent.

Se även info under rubriken "Stipendium samt Semester"

Lön och ersättning

Här hittar du information rörande lön och olika typer av ersättning för arbete utfört vid KI.

Anmäla bankkonto

Alla som ska få ersättning från KI ska anmäla ett bankkonto till Swedbank.

  • De som har ett svenskt bankkonto kan anmäla digitalt via länken Anmäl kontonummer till Swedbank
  • De som (bara har ett utländskt bankkonto och) ska skaffa svenskt bankkonto behöver gå till något av Swedbanks bankkontor och ta med:
    -  Personnummer
    -  sitt anställningsavtal från KI
    -  svenskt ID-kort
  • De som bara har ett utländskt bankkonto och som inte kan skaffa svenskt bankkonto, kan enligt Swedbank gå till något av deras bankkontor och anmäla sitt utländska bankkonto om medarbetaren har med:
    -  Samordnings- eller personnummer
    - Skatteverkets beslut om samordningsnummer
    -  Anställningsavtalet från KI
    -  Pass eller svenskt id-kort (som utfärdas av Skatteverket)
    -  KI:s löneavtalsnummer 029572 och avtalsnamn ”KI LÖN”
  • De som har samordnings- eller personnummer, enbart ett utländskt bankkonto och som inte kan anmäla sitt utländska bankkonto eller skaffa svenskt bankkonto (pga de inte har möjlighet att besöka ett bankkontor), får vi hjälpa manuellt via excelfilen ”Mall för internationella konton” (se excelfil i listan nedan) där person- och konto-uppgifter registreras och mailas till lönechefen Patrik Rosén, senast den 10:e i varje månad.
    OBS! När ni fått bekräftelse att kontot är registrerat hos Swedbank, märk då löneunderlaget (arvodesblankett el dyl.) med "Utländskt bankkonto inrapporterat".
  • De som bara har ett utländskt bankkonto och som inte kan anmäla sitt utländska bankkonto eller skaffa svenskt bankkonto (pga de saknar Samordnings- eller personnummer), får vi hjälpa manuellt, kontakta personalhandläggare.

Löneförskott

Löneförskott är en funktion där institutionen kan betala ut ersättning i nettobelopp direkt till ett privat bankkonto oberoende av ordinarie löneutbetalningsdatum.
Löneförskott används mycket restriktivt kopplat till utbetalning av lön och varje enskilt ärende måste bedömas av administrativ chef innan beslut kan tas att genomföra ett löneförskott.

Eftersom löneförskott utbetalas i nettobelopp måste alltid löneadministratören (Ingvar Sundqvist) kontaktas för hjälp med att beräkna korrekt nettobelopp (utifrån bruttobelopp, beskattningsprocent och semesterersättning).
Följande information måste alltid finnas med i löneförskottsblanketten:

  1. Samtliga personuppgifter (enligt mallen)
  2. Institution och enhet
  3. a) Betalning till svenskt konto: clearingnummer
    b )Utlandsbetalning: BIC/SWIFT-kod
  4. a) Betalning till svenskt konto: bankkontonummer
    b) Utlandsbetalning: IBAN-nummer, samt vilket land mottagarbanken är beläget
  5. belopp som ska utbetalas
  6. text med syfte till förskottsbetalningen
  7. namn och signatur av attestansvarig
    (Enhetschef vid arvode till utländska medarbetare/arvodister
    administrativ chef i övriga ärenden)
  8. Namn på och telefonnummer till personen som har bokfört/upprättat blanketten
  9. Namn på kontaktad löneadministratör för att visa att denne har involverats
 

Löneförskottsblankett
Ersättningsformer (pdf)
Ersättning till icke anställda (pdf)
Anställningsbekräftelse AF 9§ 2
Anställningsbekräftelse LAS 5§ p1
Arvodister enligt AF 9§ 2
Arvodister enligt LAS 5§ p1
Mall för internationella konton
Uppdragstillägg – enstaka
Uppdragstillägg - tidsbegränsat

Pension

Här hittar du information rörande pension och löneväxling.

Info om pension

Löneväxling

Löneväxling innebär övergripande att avdrag görs på bruttolönen med ett valfritt belopp (inom spannet 500 kronor – 35 % av bruttolönen) vilket är förmånligt på det sättet att avdraget sänker bruttolönen, vilket medför att skatten för den anställde och avgiften för arbetsgivaren minskar. Samt att den anställde får ett premietillägg på 4% av löneväxlingsbeloppet.

Alla som:

  • Är tillsvidareanställda
  • Har en tjänsteomfattning på minst 20 %
  • Är minst 23 år och inte äldre än 64 år och 11 mnd

har rätt att löneväxla.

Personer som har en månadslön under gränsen för intjänande av allmän pension (39 072 kr/månad 2015) bör noga överväga en löneväxling, eftersom det innebär att intjänande av allmän pension blir lägre.

Det belopp som den anställde väljer att löneväxla + premietillägg betalar Karolinska Institutet månatligen in till Kåpan Extra, ett pensionssparande med återbetalningsskydd.

Exempel på hur det fungerar praktiskt

Anställd som tjänar 45 000 kr väljer i augusti att löneväxla 2 000 kr från 1 oktober 2015.

Avdrag från lönen verkställs på oktober månads lön.

I november betalar KI in 2000 kr + premietillägget på 4% vilket ger en pensionsavsättning på 2 080 kr som inbetalas till Kåpan Extra.

Anställd beskattas för den sänkta bruttolönen 43 000 kr (45 000 kr – 2 000 kr), vilket också ger den anställde en lägre inkomstbeskattning.

Riktlinjer löneväxling (pdf)
Allmän nyhetsuppdatering (OBS 2014 års belopp) rörande löneväxling

PA-webben

Här hittar du information om systemet där man hanterar sina personuppgifter och ärenden kopplat till anställningen, registrerar reseräkningar och utlägg m.m. Information och lathundar PA-webben
Lathund för anställd (pdf)
Snabbkurs i reseregistrering (pdf)
Inloggning till PA-webben
Checklistor för registrering av reseräkning, utlägg eller representation (pdf)
Mall för reseorder (Word)

Rapporter

Personalhandläggare skickar månadsvis ut följande rapporter:

  • Personalredovisningsrapport – information om anställningar som upphör närmaste tre månaderna fram i tid och förlängningsmöjligheter

Enhetsadministratör tar vid behov ut och granskar följande rapport:

  • Lönekostnadsspecifikationsrapport – rapport med samtliga lönekostnadsposter för samtliga anställda och arvodister
  • Lathund (pdf)

Rekrytering

Här hittar du information rörande rekrytering.
Se även rubriken Anställning ovan.
Information om rekrytering

Resor och traktamente, representation, utlägg

Här hittar du information och regler rörande resor. Information om resor och utlägg
Boka resa via upphandlad leverantör BCD Travel
Traktamente och ersättningar
Länk till Reseorder (internwebben)
Här hittar du information rörande representation. KIs representationsregler (pdf)
Konteringsguide för representation (pdf)

Sjukfrånvaro

Här hittar du information rörande sjukfrånvaro/sjukskrivning.
Om du blir sjuk ska du anmäla det till din närmaste chef samma dag.
Är du Administratör på en enhet ska du även anmäla detta till Administrativ chef eller Personalhandläggare som registrerar sjukfrånvaron i PA-webben.
Övriga ska i tillägg till närmsta chef anmäla till sin Enhetsadministratör som registrerar sjukfrånvaron i PA-webben.

Om du blir sjuk

Lathund PA-webben för sjukskrivning (för administratörer) (pdf)

Lathund PA-webben för friskanmälan (pdf)

Längre sjukskrivning och rehabilitering

Se även Personalhandboken pkt 6 SJUKDOM, 7 ERSÄTTNING FÖR LÄKARVÅRD OCH LÄKEMEDEL samt 9 FÖRETAGSHÄLSOVÅRD

Stipendium

Här hittar du information och regler rörande stipendium.
Karolinska Institutet ger stipendier för:

  • utbildning på grund- och avancerad nivå i forskningsförberedande syfte
  • tilläggsstipendier till forskarstuderande med extern finansiering om minst 50 % 
  • postdoktor-nivå

För att kunna erbjuda någon ett stipendium måste samtliga krav i stipendiereglerna vara uppfyllda. Se länk till stipendiereglerna nedan (dokumentet finns uppe i höger marginal på webbsidan i länken)

Information om stipendium och stipendieregler

Stipendium/Stipendiebeslutsmall

Semester och ledighet

Här hittar du information och regler rörande semester och ledighet.

Schablonsemester

Lärare, forskare, amanuens och forskarstuderande har schablonsemester vilket innebär att all semester anses uttagen under året. Semestertillägget blir normalt utbetalat två gånger per år, en gång på sommaren och en gång på vintern. Anställda med schablonsemester ska inte ansöka om semester i systemet.

Semester

Tjänstledighet

Föräldraledighet

Lathund PA-webben för ansökan om semester och ledighet (pdf)

Se även Personalhandboken pkt 2 ARBETSTID, 3 SEMESTER samt 4 LEDIGHET

Institution