Ekonomi

Ekonomigruppen

Camilla Törnros
Camilla Törnros
Ulrika Johansson
Ulrika Johansson
Annsofie Sätnan
Annsofie Sätnan
Enhetsansvarig gentemot Enhetsansvarig gentemot Enhetsansvarig gentemot
  • Baxter Novum
  • Medicinska njursjukdomar
  • CKU
  • Ortopedi och teknologi
  • Radiologi
  • ÖNH
  • Kirurgi
  • Obstetrik/gynekologi
  • Pediatrik
  • Funktion och teknologi
  • Radiografi
  • Anestesi
  • Audiologi
  • Logopedi
  • Transplantationskirurgu
  • Urologi

Anläggningar/inventarier

Vid inköp av anläggningar som överstiger 30 000kr eller datorer och stöldbegärliga inventarier ska blanketten ”anläggningsredovisning” fyllas i och bifogas fakturan.

Exempel på stöldbegärliga inventarier:

  • Bärbara datorer (ej tillbehör såsom skärm, tangentbord mm)
  • Smartphones
  • Surf- och läsplattor
  • Övrigt som anses vara begärligt (digitala kameror, projektorer mm)

Bidrag och rekvisitioner

När ett beslut om bidrag kommit, skicka då ansökan och beslut om bidrag till diariet@clintec.ki.se för diarieföring.

Rekvisition av bidrag görs utav enhetens administratör. Bevakning av rekvisitioner sker enklast genom uppföljning av utskicket ”månadens intäkter”. En kopia på rekvisitionen skickas till ekonomi för kännedom.

Vid ansökan om nytt projekt skall blanketten ”Ansökan om nytt projekt vid institutionen” fyllas i och skickas till CLINTEC ekonomi.

Rekvisition CLINTEC (word)

Requisition of grants (word)

Rekvisition av fakultetsmedel

Leverantörsfakturor i EFH

Länk till Handbok EFH

Fakturahantering

Fakturaadress:

Karolinska Institutet
Fakturor
ZZ referens
Box 23 109
104 35 Stockholm

  1. Det måste finnas en referens som styr fakturan till godkännaren ZZXXXXXX
  2. Att det är 30 dagars betalningsvillkor
  3. Att leverantören innehar F-skatt
  4. Beställning från annat EU-land. Beställaren ska be leverantören att skriva KIs VAT nr på fakturan. Momsregistrerings nr (VAT nr) SE202100297301
Tänk alltid på att
  • Underlag i form av syfte, vem som gjort vad etc, bifogas som dokumentfil
  • Kopia på reseorder vid rese- och hotellfaktura. Syfte ska framgå på reseorder
  • Representationskostnader, agenda, program eller dylikt, deltagarlista, namn, organisationstillhörighet.
  • Bifoga externa gästers inbjudan + program.
  • Avtal när kostnader för lön eller hyra faktureras och beloppet överstiger 100 000 kr/år
  • Avtal över 100 000/år ska attesteras av prefekt
  • Bifoga dokument som styrker avsteg samt direktupphandlingen
  • Parkera debetfakturan i väntan på en kredit. Hänvisa till debetfakturan så de kan matchas.

Etikansökan

Etikansökan skickas till diariet@clintec.ki.se för diarieföring.

Ifylld och attesterad mall ”Manuell utbetalningsorder EPN, 161101” + kopia på de 3 första sidorna av etikansökan skickas till CLINTEC ekonomi för registrering av betalning. 

EU projekt

Administrationen av institutionens EU projekt sköts av Grants Management Office.

EU-projekt

INDI

Vid kalkylering och redovisning av indirekta kostnader tillämpar KI en modell som Sveriges universitets- och högskoleförbund (SUHF) har utarbetat tillsammans med representanter för finansiärer.

På CLINTEC tillämpas följande procentsatser:

Forskning 21.62 %

Grundutbildning 41.33 %

Inköp och upphandling

För inloggning och manual om inköp och upphandling:
http://ki.se/medarbetare/inkop-och-upphandling-0

Varor och tjänster som finns upphandlade av våra avtalspartners finns i avtalskatalogen.
https://contracts.opic.com/Home/Index/?eId=0oXDD8uPgN2JnZO6wKuEUAA%3D

Interna omföringar

Omföringar inom institutionen Mall bokföringsorder
Omföringar mellan institutioner Mall intern bokföringsorder

Ifylld och attesterad blankett skickas till CLINTEC ekonomi för registrering.

Kundfakturor

Fakturaunderlag
KI/KS
KI/SLL-FOU

Det ska alltid vara full kostnadstäckning.
Tänk på att:

  • Rätt adress och referens till kund finns angivet
  • Kundens VAT-nummer vid annat EU land finns angivet
  • Underlag eller motsvarande finns bifogat

Utbetalning

Mall för utbetalning

Utlägg

Utlägg till svenska bankkonton hanteras i Primula.

För utländska utlägg
Mall utländsk betalning.
Ifylld och attesterad blankett skickas till CLINTE ekonomi

Institution